全国地质资料馆地质资料管理系统建设成果简介

全国地质资料馆是国家地质行业中馆藏最多、最全的专业技术档案馆,收藏了自二十世纪初以来我国及周边国家的地质资料。

全国地质资料馆地质资料管理系统建设成果简介
2012年.杭州瑞利子书软件-全国地质资料馆业务管理系统项目验收报告会现场

子书软件前身杭州瑞利承担了项目的实施工作,取得如下成果:

1.基础业务规范和完善

主要内容包括健全或完善地质资料档案管理制度、理顺地质资料档案管理体制机制、实现地质资料档案管理的集中统一、规范地质资料档案管理业务流程及各类卷夹、表格、单据等。这是开展地质资料档案工作数字化转型各项工作的基础。地质资料档案管理制度不健全、体制机制不科学、业务流程混乱、编号不科学等,将使地质整理档案工作的数字化转型不能顺利进行。

2.存量地质档案数字化

存量地质资料档案数字化是指对传统载体地质档案进行数字化加工,建立目录数据与数字图像、结构化数据等关联关系的处理过程。存量地质档案数字化属于管理对象数字化转型范围,是地质档案管理过程数字化能否发挥作用的关键。

3.增量地质档案电子化

增量地质资料档案电子化是指新增电子文件通过电子文件归档形成电子档案,即业务系统电子文件归档。其作用在于以下几个方面:

一是放大地质档案管理过程数字化转型的效果。如果管理对象没有实现数字化,即使地质档案管理过程实现了数字化,数字化转型的效果也会大打折扣。

二是能够解决业务信息化过程中的难题。不少单位由于业务信息发展太快,产生的数据量大,数据长期保存存在问题,或是新旧系统集成存在问题,使得信息化可持续发展存在困难。但通过电子文件归档能够很好地解决这些问题,从而通过地质档案工作数字化转型促进业务信息化的发展。增量档案电子化既属于管理对象数字化转型范围,也涉及档案管理过程数字化,是转型工作的关键。

4.管理过程数字化

即将地质资料档案管理过程由传统手工向数字化转变,其主要工作是地质电子档案管理系统的开发与实施。地质电子档案管理系统的开发与实施就是将档案管理流程通过软件开发工作固化在系统中,从而实现档案工作的流程驱动。

5.服务能力提升

一是地质档案信息开发利用实现由被动服务向主动服务转变。这就要求地质档案工作识别档案利用者的需求,运用大数据、知识管理等的理念和技术,对档案数据、电子档案管理系统等进行相应的改造。

二是地质档案信息服务内容实现由提供初级档案信息服务向深加工档案信息转变。

三是提高地质档案信息服务效率。如通过对地质电子档案管理系统的改造,使检索界面更加友好,进一步提高检索速度,或是通过移动端的应用,扩大档案信息服务的空间。

四是服务范围进一步扩大。即通过对地质档案数据的加工或是地质电子档案管理系统的改造,进一步扩大档案利用者的范围,或实现服务范围由单位内部扩大到单位外部,实现服务范围由本地扩大到外地等。

6.促进单位业务发展

一是通过有目的提供更高水平更高质量地质资料档案信息的利用,促进单位某方面业务的提升,解决单位当前某一方面的难题。如某单位通过开展地质档案知识管理,提供系统化的知识服务,促进单位产品的研发工作。

二是通过数字化转型加强某一类地质档案或地质档案工作某一个环节的工作来促进主营业务的发展。如某单位通过电子文件归档腾退20多套老旧系统,是地质档案工作数字化转型工作促进企业信息化发展的体现。这也是一个寻找着力点发挥地质资料档案工作数字化转型作用的过程。

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