子书干部人事档案管理系统(zbook CPAMS 1.0)

产品介绍

子书干部档案管理系统(zbook CPAMS 1.0)是一款专业的人事档案信息管理工具,旨在规范和加强干部人事档案管理工作,降低干部人事档案信息化门槛,减少数字化成本,提高干部人事档案安全管理效率和管理水平。本系统设计定位在干部人事档案管理的“辅助工具”,通过规范化数据的范围、简化操作,提高干部个人档案信息的准确度,减轻干部人事档案保管的工作强度,保证干部人事档案的保管质量。干部人事档案系统作为专业级的档案管理软件,在实现业务通用性的同时,充分满足用户个性化的需求,通过集成数据加密、电子批阅等先进的信息处理技术,使产品的安全性、灵活性、通用性和可扩展性上升到一个新的层次,真正体现了“一次登记,无限次使用”的管理模式。系统遵从国家标准《干部人事档案数字化技术规范》(GB/T 33870 – 2017)开发,符合干部人事档案数字化人员建库、目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、 数据交换、数据备份、安全管理的技术要求。产品具有如下特性:

1).  良好的用户体验

系统界面以暖色调为主,缩小了菜单占用区域,尽可能放大业务详情显示区域。

导航栏业务功能分类明确,采用伸缩式的树型结构设计,引导用户轻松操作。

业务功能都以流程化的点击操作为主,每一步操作都有对应的提示页面,按钮文字定义明确,方便用户使用。

2).  可视化编辑方式

干部人事档案具有动态性的特点,不同历史时期有不同的材料被收集、整理和存档。本系统提供便捷灵活的材料编辑方式,采用可视化的编辑方式和完善的按钮菜单,在添加、删除、排序、原文挂接等一系列操作时都能直观看到附件列表的变化情况。

3.)  灵活的权限配置

不同权限等级的用户能访问的功能不同,可灵活设置,防止误操作和越权限操作的产生。

4).  档案目录增量打印

由于干部档案目录持续变化,每年都会更新,如果重新大批量打印目录,会造成严重的资源浪费。本系统在档案打印时,加入了预留空白行,增量的档案目录材料会填补到这些空白行中,实现目录增量打印。

5).  元数据快速著录

档案著录往往是一项繁重的人工业务,系统提供了元数据属性保留功能,相同的属性会保留到下一个表单之中,节省了重复项录入的时间。另外,材料著录时,也会生成材料名称的历史记录,在下一条数据录入时,如果名称相同,则直接可以下路选择,节省大量用户时间。

6).  强大的检索能力

系统提供了分库检索和全库检索两种检索方式。

分库检索可以通过档案名称快速精准定位到对应档案,也可以通过浏览翻页筛选查找。

全库检索则提供全字段模糊检索,用户可以根据档案基本信息或档案材料内容中某个关键字,快速检索到相关的档案。

系统检索性能强,千万级数据检索耗时保持在3秒之内。

7).  灵活的功能配置

系统基于敏捷开发平台建设,提供灵活的功能扩展设置,可以在最短时间实现功能的升级。如传统的档案管理软件里,十大分类结构发生改变时,与其关联的各个干部的档案目录数据其分类结构也要随之改变,因而造成大量档案材料目录数据要重新著录,如果该目录已经挂接了扫描原文,则需要重新扫描和原文挂接。这样一来造成了大量的人力资源浪费。针对此种情况,系统加入了档案目录数据所属分类的调整功能,允许用户对档案目录所属十大分类进行“重新定位”,现有的档案目录内容无需重新著录,档案原文也无需重新扫描。

8).  高效的档案扫描处理

纸质档案数字化是干部人事档案系统建设的第一步,根据中组部关于干部人事档案数字化要求,本系统提供纸质档案按分类扫描及图像快速处理功能。可集成对接多厂商的扫描设备并实现高清图像处理,并实现一站式档案著录。

9). 档案著录自动化

在扫描纸质档案的同时,会识别纸质档案的内容,并生成基本信息元数据。在保证了基本信息元数据和原文信息一致的同时,也省去了手动编辑基本信息的工作,达到档案著录的自动化,让原文和人事基本信息著录完美结合。

10). 数字化原文多页连续浏览

干部人事档案通常以图片存储,随着材料列表的增多,材料也会成倍增多。传统的档案管理系统,用户在浏览时,只能一张一张地点击。本系统提供多页翻页功能及电子相册工具,可以在浏览材料时像使用相册一样,用户可快速阅读原文。

11).强大的档案接收能力

本系统提供三种档案接收渠道,保证各类环境下的兼容性。

a、通过Excel文件快速导入。用户编辑好规定格式的Excel文件,系统可读取文件内容,将其导入到系统,支持万级以上的大文件。

b、配套的数据导入工具。通过导入工具,可以绕过系统,直接导入到数据库,速度更快,准确率更高。

d、对接第三方系统,通过WEB API直接接收,可兼容接收来自其他系统的档案,完成系统间的互联。

12).档案原文保护能力

人事档案信息数据通常属于敏感信息,安全是一个永恒的话题,特别对于附件原文。本系统提供了三种原文保护方式:

a、自定义水印。水印内容可以包括系统登录人、时间等内容,无论是打印、下载、浏览,都会携带水印,如果出现档案泄漏,可快速溯源。

b、防篡改自动检测。原文在进入系统时,会生成数字摘要,如果原文在管理过程中发生修改,如移动、复制、替换等,检测时都及时发现篡改问题。

c、原文加密。对于已经进入系统的原文进行文件加密,如果是非系统认可的方式,则无法将其打开。

13).档案”永久归档”能力

档案往往会涉及到长期保存的问题, “永久归档”即将电子档案数据生成相应的信息包,移交上级部门、刻录到光盘、异地容灾备份等。本系统提供了数据报送功能,可以自定义生成符合国家标准的信息包,并且提供第三方系统和光盘刻录机的集成接口,通过接口可以将系统生成的信息包推送到第三方系统或刻录到光盘。

14).温馨的自动消息提醒

系统有完整的消息提醒模块,对内有审批提醒、到期提醒、资源存储预警提醒等,提醒登录系统时弹出。对外可集成短信、邮件等,提醒亦可通过短信邮件发送。

15).安全可靠的数据备份能力

档案电子数据通常都包含元数据和附件两大部分,元数据即关系数据库中的数据,而附件则包含各类材料图片文件。系统提供两种备份方式,一种是从系统层面备份,可将元数据信息和附件以固定格式生成压缩信息包并加密,只有掌握加密指令才可以打开信息包。另一种是从服务器层面,通过备份脚本分别将元数据和附件复制备份。两种备份方式都对应有各自的恢复方式,以保证兼容不同的运行环境。

16).通用的报送光盘格式

系统生成数字化信息包工作的目的,除了便于保存、备份利用之外,还用于人事关系的调动、人事档案时的人事信息的转递。因此,为了保证通用性,系统通过采用规范的数据包层级格式,保证生成的数据信息包可以被其他系统利用。

17).图像数据加密技术

传统形式的光盘数据备份、扫描原文采用“明码”方式存储,一旦数据丢失或被非法复制,将会造成严重的社会影响。本系统允许用户在制作备份数据包时,对所有扫描图像进行加密导出。同时通过备份数据包浏览程序,在用户输入正确的密钥后,方能解密档案图像。如此方式下,即便下级单位报送光盘中的档案数据在运输过程中被非法复制,若不知道图像密钥,扫描图像的内容也无法打开,从而在根本上避免了泄密事件的发生。

18).数据库整体迁移能力

由于干部系统应用环境发生改变,或者由于档案数据容量在不断递增,现有数据库系统已经很难满足档案应用需求,需要更换数据库系统平台。本系统提供用户档案应用数据库整体迁移功能,迁移前后数据不发生任何变化。

19).设计符合国家标准文件要求

系统基于是国家标准文件《干部人事档案数字化技术规范》(GB/T 33870 – 2017)设计,主要体现在以下五个方面:

a、四性要求,档案设计符合真实性、完整性、可用性、安全性四性要求。配有四性检测模块,会对档案数据进行检测,保证档案的真实性、完成性、可用性。安全性方面,系统集成水印、文件加密、数字摘要功能,分别针对防扩散、防纂改等档案安全问题。

b、扫描与图像处理,系统集成符合GB/T 18788标准的扫描设备,采用国标扫描要求,且集成了图像处理业务,可从计算机软件和人工两方面处理得到优化后的高清图像,保证档案进入系统后的可读性。

c、数据存储,系统支持高清图像和原始图像存储,符合国标的原始图像和优化图像的标准,图像存储以JPEG格式存储。存储路径以系统指定路径/人员标识路径/文件为准,且数据报送包也以该标准创建层级格式,保证数据报送时格式兼容规范统一。

d、档案建库,系统数据建库元数据设计符合国家标准规范,涵盖人员基本信息库、档案目录库、附件存储库。元数据信息涵盖面广,可扩展创建,保证档案系统的可持续升级。 e、备份与恢复,支持离线、在线、异地备份,可生成Excel、Xml、dump格式的数据备份文件,也可生成包含元数据信息、附件信息的加密信息包,支持光盘刻录或向第三方系统移交。

系统功能

子书干部人事档案管理系统(zbook CPAMS 1.0)

从档案生命周期角度划分,系统功能主要分为五个大模块,分别是档案收集、档案利用、档案管理、档案统计、档案移交投递。档案收集是整个档案生命周期的起点,通过基本信息登记、扩展信息登记、履历材料著录等功能,确保档案信息的完整性。档案利用是面向查阅人员的功能,提供分库检索和全库检索两种检索方式,方便档案查找,同时又在借阅时设置了档案的权限,确保了数据安全。档案管理对人事档案的各属性进行维护,如十大类设置、人员状态设置、人员档案审核等。档案统计用于统计和监控系统中档案的馆藏信息,包括基本信息分析、单位统计、系统资源分析等。档案移交投递包括了数据打包、数据加密等功能,主要对系统中的人事档案信息打包加密成信息包,用于移交到其他系统、数据恢复、光盘刻录等,也是人事档案生命周期的结束。业务功能是对档案的全流程管理,根据系统权限分配面向不同的系统使用用户,目的是在数据安全的基础上保证系统使用的便捷性。人事档案系统也提供了和其他系统对接的接口,保证系统的可扩展性。

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