子书数字档案管理系统(zbook DAMS 8.0)

数字档案管理系统简介

子书数字档案管理系统是实现企事业单位综合档案收集、整理、归档、利用、编研、统计、鉴定、销毁全生命周期管理的计算机信息系统。系统基于符合一线档案工作人员习惯的逻辑设计,覆盖日常数字档案馆业务管理和提供利用服务的需要,具备数字档案采集、传输、交换、存储、安全防护、保密和辅助档案实体管理等功能。系统功能可以根据信息化发展和档案管理的要求而有所侧重并不断拓展。支持多全宗管理,方便部署。具有OCR识别、全文检索、四性检测、原文批量挂接、在线浏览,报表打印等功能。能够进行文档防扩散和水印自定义添加。支持与OA、ERP、合同管理系统、第三方业务系统等无缝对接。系统设计遵循档案管理领域国家和行业相关标准规范,可灵活部署于内部局域网、企业VPN内网、政务网和互联网(阿里云)等。系统为纯B/S架构,支持主流国产数据库,兼容国产化操作系统,支持集中式、分布式和混合式部署。

子书软件团队从2006年开始研发第一代档案管理信息化系统,经过15年业务积累和需求磨合,进行了8次产品迭代升级,在公司自主低代码平台开发出符合全国产化要求的数字档案管理系统。

数字档案管理系统优势特点

  • 采用全生命周期管理,档案业务全面数字化

实现企事业单位综合档案收集、整理、归档、利用、编研、统计、鉴定、销毁全生命周期管理。

  • 目录分类符合国家标准,数据管理精细化、规范化

按照国家标准对档案全宗、类型、属性实现自定义配置,实现大中型企事业单位多类型档案的精细化集中统一管理。

  • 管理多种类型档案,避免信息化重复建设

系统支持文书档案、科技档案、基建档案、合同档案、声像档案、财务档案、人事档案等多种类型档案一站式管理,不同类型档案可自定义配置业务流程。

  • 三种归档收集方式,档案整理省时省力

手工收集:手工录入、批量导入的方式收集归档。线上收集:线上归档申请审批实现档案的收集。接口收集:提供数据接口,在线归档来自企业其他业务系统如OA、PDM、ERP的数据。

  • 多种方式智能化检索,查询更准、更快、更全

支持目录检索和全文检索,包括简单检索、组合检索、递进检索、跨库检索、全文检索、关联检索等多种途径的检索方式。对不同权限的用户可显示不同完整程度的目录或全文信息。

  • 在线借阅和电子文件浏览,档案利用规范、高效、便捷

支持电子借阅、纸质借阅在线申请和审批,审批通过后可在线浏览、打印、下载。电子借阅自动收回,纸质借阅可催还,具有条形码或二维码扫码归还功能。支持Word、Excel、Ppt、Pdf等100多种格式电子文件在线浏览。借阅数据可由光盘自动刻录机自动刻录数据并打印光盘封面。

  • 密级、权限、水印自定义设置,文档防扩散保障安全

不同密级档案对应不同借阅流程,防止高密低传。灵活设置档案查看权限,无权限者可在线申请,权限控制可达到字段级和文件级。通过水印技术有效防止屏幕拷贝、拍照、下载或打印传播等途径导致的信息扩散。

  • 四性检测一键完成,保障档案的真实性、完整性、可用性和安全性

“四性”检测覆盖电子档案的全生命周期管理过程,在线一键完成检测操作。参照国家标准,检测项目总计45项,其中真实性检测项目16项,完整性检测项目11项,可用性检测项目9项,安全性检测项目9项,覆盖电子文件归档环节、电子档案移交与接收环节和电子档案长期保存环节。

  • OCR自动识别系统,深化档案利用程度

系统支持在线文档OCR自动识别,将图像文件转换为含有自由文本的电子文件,并自动建立索引,为全文检索提供内容。

  • 实体档案智能化管理,纸电档案业务一体化

档案智能编目功能提供规范的档案目录模板,可套打出案卷封面、案卷目录、卷内目录、备考表、卷(盒)封面和脊背等,支持与智能档案盒打印机连接。系统支持接入智慧环境管控平台,集中管理档案库房温湿度、空气质量、防火防盗、门禁管理、视频监控、智能密集架、漏水监测等。

数字档案管理系统技术特性

1 基于低代码平台开发

公司自主研发的子书低代码开发平台,内置了系统集成引擎、统一用户管理引擎、工作流管理引擎、表单管理引擎、报表管理引擎、消息管理引擎、知识管理引擎、档案管理引擎,各个系统有机地集成,为用户搭建应用系统提供了一个通用的平台组件。主要的应用开发由表单管理引擎和工作流管理引擎来完成,其门户及展现由系统集成引擎来完成。

平台内置功能强大的工作流管理引擎,提供了以流程为中心的管理信息系统的开发基础设施,通过一个可视化的流程开发工具,轻松构建各种工作流程。 平台通过表单引擎来实现各种应用,各种管理表格无须进行特殊的开发编码,只需要通过模板编辑器将表格“画”出来,真正实现无编码化开发,最大限度地提高了应用实现的效率。对于复杂应用,表单引擎提供大量的开发入口,通过JAVA脚本来进行业务逻辑的开发和处理表单引擎提供大量的开发组件。

2 国产化软硬件适配

子书软件深入构建和支持国产化体系,适配多个国产化技术平台,先后完成了以下国产基础化软硬件的适配:

  • 兼容国产芯片服务器:龙芯CPU服务器、飞腾CPU服务器、申威CPU服务器。
  • 兼容国产操作系统:深度、普华、中标麒麟、红旗。
  • 兼容国产数据库:达梦、人大金仓、优炫、东软Openbase、神舟OSCAR。
  • 兼容国产Web服务器:东方通、金蝶。

3 文档防扩散技术

文件在加密过程中包含了用户信息和机器硬件信息,因此,只有文件作者在特定的机器上才有权使用该文件。如果要将文件发给其他人共享,文件作者必须向服务器端提交共享申请。经管理员审核批准后,其他人方可使用。

  • 文件授权

针对末授权的文件,系统能够指定文件的阅览、下载和打印的权限(即“三权分立”)。因此有效的从电子文件和纸质文件两个方面控制了文件内容的外泄的问题。

  • 授权管理

系统通过用户提交工作流申请的形式来申请获得文件的查看、下载等权限,经由档案管理员或公司领导对此申请进行具体的授权的方式来达到授权管理的目的。此处的管理不但可以管理到未授权文件的查看、下载、和打印的权限,还可以对用户查看文件的时间进行精确的控制。

  • 日志管理

记录系统中用户对于文件的操作过程,可以查询什么人、什么时间、对什么文件进行了什么操作,等等。每个文档都有对应的日志内容,系统将自动创建针对文档的访问日志,详细记录对文档的相关操作,监督文档生命周期的全过程。

4 全文检索技术

  • 系统完全采用自主核心技术不依赖任何第三方数据库产品
  • 持微软0ffice、PDF等多种非文本格式文件内容的抽取,可以直接将这些文件的内容转为文本保存
  • 索引除可支持英文、简体中文GBK/GB2312以及繁体中文BIG5外,如需要可扩充对日文和韩文也有很好的支持
  • 可以对以上格式的文件以及文本内容直接进行高效的全文索引
  • 特有的索引技术包括:支持全文索引和整字段索引支持标引索引(图书情报领域)、支持可自定义的索引表达式、支持扩展索引、支持增量索引、支持逻辑表达式检索、针对OCR等领域的需要,支持对被索引文件格式的扩展
  • 检索速度更快,对数据文件最多7次访问即可定位首要查询词
  • 查全率更高,适应力更强,与通常的词表系统相比,具有明显的查全率优势,查询适应力更强,系统内核更小。整个核心系统编译后仅有数百KB,却包含了数据操作所需的结构定义、数据表创建、数据索引、数据的编辑、添加、删除和检索等全部功能。

5 流媒体采集技术

子书软件融合音/视频数字压缩、网络传输、资料检索、存储管理、多媒体、数据库、WEB应用等技术,可集媒体资料创建、编目、存储、管理、检索和发布应用为-体。解决录像带、录音带,光盘等多媒体资料的数字化存储、编目管理、检索查询、媒体发布、工作流程管理等问题,为声像档案的利用提供了有效、快捷、简使的方法。

6 工作流技术

子书软件引入工作流引擎的概念,这种工作流引擎的设计模式能够给用户提供系统化的工作流概念,设计和修改的时候比较灵活多变。系统只需要在初始化时定义好工作流,后期发生的审批节点变动只需要调节部分节点即可,减少了用户在档案利用方面的维护工作。

7 自动摘要技术

子书档案系统采用自动摘要录入模块,则实现各种档案的数据项自动录入,无需人工输入。自动提取关键字段,针对不同文件类型设定提取区域后,可自动将所选区域影像直接转换成数据库中的索引字段,极大的减少了数据采集的成本与时间。档案在数据采集过程中,通过pde影像扫描软件与自动摘要录入模块相结合,可轻松实现文档的快速自动录入、数据自动采集,相关图像优化处理及自动建立索引。

子书数字档案管理系统(zbook DAMS 8.0)
子书数字档案管理系统(zbook DAMS 8.0)功能示意图

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