子书数字档案管理系统V8功能清单

子书数字档案管理系统V8功能清单

1.档案收集

归档计划

归档计划制定:档案管理部门发起、审批、配置、改派、撤回归档计划、归档范围等,并可对归档情况进行完成确认或进行退回处理。

归档计划执行:归档责任部门查看本单位参与的项目和需要归档的文件清单,对要归档的文件确认是否完成归档,选择归档实际文件,在线提交给档案部门。

归档计划模板配置:在模板中定义需要归档的文件。便于档案管理人员在建立归档计划时,快速生成需要归档的文件清单,从而提高归档计划编制效率。

归档情况统计:将归档计划的各个阶段档案的归档状态、归档信息展示给相关责任人及公司领导,领导能在线查看所有计划的档案归档情况。

档案著录

条目著录:片式条目编辑模式实现档案目录添加、保存;支持通过上条、下条按钮快速在不同档案数据间切换。

条目批量导入:可以定制多种导入模板,不同来源的Excel数据可快速导入系统。

原文批量挂接:批量上传多个文件与多条条目实现数据挂接。

接口收集

将其他业务系统中的图档、文档、音频、视频、照片等多种类型电子文件接收到档案管理系统,直接归档至各个具体的档案类型中。

2.档案整理

档案分类

按照确定的分类方案,将归档文件进行分类,给定分类代号。

档案组卷

按照组件规则组成“卷”,并对卷内文档按一定的规则进行排序。系统支持案卷合并和案卷拆分功能。

档号生成

根据用户自定义的归档规则生成档号,支持批量生成档号,能根据设置的档案编号生成规则,自动对归档组卷的档案进行编号。

档案编目

提供规范的档案目录模板,方便套打出案卷封面、案卷目录、卷内目录、备考表、卷(盒)封面和脊背等。

档案关联

用户自行设定档案数据关联项,建立数据信息之间的逻辑关联,完成档案数据的关联查询。

档案盒管理

按照档案盒选择需要装入的文件。对档案盒相关信息进行修改,盒内目录及备考表的打印。提供拆盒功能。

预归档管理

对不同来源收集到的数据在预归档库进行整理,实现归档数据的初步归类存储,支持归档字段设置、著录界面设置、必著字段自由设置等,支持归档文件excel目录导入、导出。

3.档案管理

综合管理

管理验收后的档案资源,可以对档案进行回撤、浏览、打印、编目报表打印等综合性操作。

数据转换

对归档电子文件提供常见文件格式转换为符合档案长期保存格式的功能,如双层PDF、MP3/MP4、JPG等

档案鉴定

具有自动鉴定和人工鉴定功能,人工鉴定分为受控鉴定、到期鉴定、濒危鉴定、遗失鉴定;系统能够自动鉴定,按受控鉴定、到期鉴定分类列出。

档案销毁

授权用户可批量销毁档案,生成销毁申请单,启动销毁工作流,支持审批文件的上传和保管。

多媒体管理

照片、音频、视频等数据文件的格式转换、水印、加密等功能

条码管理

能定义各类条码的条码样式和编码规则。设置文档附加条码位置,将条码附加案卷和的背脊、图纸等文档的指定位置上。能和条码打印机集成,直接驱动条码打印机。

光盘管理

对光盘信息进行登记、编辑、批量修改、删除等操作。具有光盘条形码打印功能。记录光盘编号、存放位置、内容摘要、容量、文件格式、光盘类型等信息,通过关键字进行快速查询。

档案移交

可根据待移交档案的目录批量移交档案,生成文件目录、移交清单和说明文件和电子档案信息包。

全流程跟踪

记录档案文件从档案收集、档案整理、档案预归档、档案归档各个环节的操作信息,全流程进行图形化跟踪。

出入库管理

可通过条形码、二维码进行使用扫描枪进行档案文件的出库和入库操作,自动记录出入库信息;具有新增、批量修改、删除、导入、导出、查询出入库信息等操作。

数据回收站

数据从档案库删除后,暂存回收站,回收站中可以进行数据恢复操作,数据恢复后,系统中原有的电子档案、元数据、原文件、关联关系等信息能够保留。

4.档案利用

档案检索

模糊检索:在搜索框输入关键字后,系统模糊可匹配多个字段的数据,每类档案的模糊匹配字段能在后台分别进行配置。

组合检索:可以通过多个查询条件的组合,精确查询到所需要的门类数据。每个组合字段可以分别设定查询条件。

跨库检索:支持对元数据的跨库检索,并允许在检索结果中进行递进检索。支持对检索结果的分类统计功能,并能点击具体的分类进一步筛选数据。每类档案的分类统计项可以在后台进行配置。

全文检索:对各种格式的文档等异质海量信息实现全文内容检索,提供模糊检索、递进检索功能。支持全文检索的格式包括Doc、Docx、Xls、Xlsx、Ppt、Pptx、Txt、Pdf、Html等。

在线浏览

对多种格式电子档案浏览,支持多媒体电子档案播放。具有按权限打印、下载功能。支持水印浏览模式,后台可对水印大小、透明度进行自定义设置。

档案借阅

借阅申请:用户检索后,如有权限可以直接查看、打印、下载,无查看权限者,可在线提交利用申请,发起申请审批流程。支持电子借阅、纸质借阅及电子复制功能,电子借阅支持浏览、打印、下载。

借阅审批:审批人可调整借阅申请列表中每一件的利用方式和是否允许借阅的权限。

归还管理:纸质借阅待过期和已过期的待归还档案系统自动不同颜色标识。支持条形码和二维码扫码归还功能,一键归还。电子借阅自动到期归还。

在线刻录:支持借阅单电子数据一键提取、自动添加水印,当系统连接了光盘自动刻录机时,可以一键刻录借阅的电子文件。

利用记录:支持两种方式显示档案利用记录:一种是以档案为线索,可以查询出该档案的所有借阅记录;一种是以利用记录为线索,可以查询该记录的用户信息和详细利用内容。

档案收藏

用户在检索结果中添加收藏。个人空间里可以查看所有已收藏的档案,便于快速利用。

5.档案保管

库房信息管理

对库房信息进行维护,包含库房名称、库房编号等。支持对已建立的库房关联查看该库房相关的温湿度信息、密集架信息、库房安全信息、监测点信息、日常维护信息等。

监测点管理

监测点主要用于实时监控档案库房的温度和湿度变化。支持对库房监测点的新增、删除和修改,并预留软件接口,方便与硬件集成来获取库房温湿度信息。

密集架管理

密集架信息的管理和维护,包括定义密集架、层、列等实体对象,即对密集架实体对象进行增、删、改等操作。支持给三维库房管理系统预留具体的参数对应,为智能库房密集架空间管理提供支持。

温湿度管理

人工登记库房环境信息,实现温湿库信息的添加、删除、修改、导入、导出操作。支持将本地温湿度登记的表格数据,导入进系统某个监测点中。

库房安全管理

记录检查时间、检查人员、安全九防、检查内容等信息。支持打印档案安全巡检记录表和档案库房巡检问题报告单。

库房日常维护管理

登记库房维护记录,包括项目、经办人、外协单位、开始时间、结束时间、维护原因、维护结果等内容,并可进行查询。

6.档案编研

专题类型

对专题类型进行新增、修改和删除功能,包含编研类型名称、参与者、创建人姓名等。

专题数据库

通过有组织的分析、筛选、整合,把某一特定专题的档案集中、有序、系统地组织在一起行形成专题数据库。

编研成果

对编研成果进行录入和挂接电子文件,实现编研成果的新增、删除和修改功能。

电子相册

一定主题的图片自动归集形成电子相册。名称、封面、封底、背景音乐等信息可修改,可调整顺序。支持多个相册的合并。

7.四性检测

“四性”检测覆盖电子档案的全生命周期管理过程,在线一键完成检测操作。参照国家标准,检测项目总计45项,其中真实性检测项目16项,完整性检测项目11项,可用性检测项目9项,安全性检测项目9项,覆盖电子文件归档环节、电子档案移交与接收环节和电子档案长期保存环节。

8.基础设置

全宗管理

支持多全宗管理,每一全宗单独构建自己的档案分类,分别构建档案分类树。

门类设置

建立档案门类库,可新增档案门类,可灵活增加同级类目、下级类目、编辑当前级类目等功能。支持单层门类(一文一件)、传统双层门类(案卷级和文件级)及三层门类(项目级、案卷级、卷内级)。

元数据设置  

对档案门类的元数据方案进行维护,可以直接从已有元数据模板库中选择或自定义元数据。可以设置每一个元数据的名称、类型、长度、默认值等信息。

著录表单设置

可视化定制门类著录界面功能,包括著录界面样式的设置,著录界面中著录字段的新增、删除、修改等,所见即所得。

分类视图设置  

配置门类展示视图列表的字段信息,支持同一门类多个视图的配置,门类创建后,系统自动生成著录库、整理库、预归档库、档案库、利用库、回收站等个视图。

档案分类设置

门类创建二级分类,通过二级分类,构建门类的二级导航分类树,在查询查询、管理功能中,可以通过二级分类快速导航筛选需要查找的档案,支持手动分类和智能分类。

档号规则设置

支持自定义各门类档号生成规则,可以由多个字段组成,设置字段间的连接符格式,支持字段值的排列顺序。

导入模板配置

定义门类的导入模板,可配置导入模板的字段映射excel表中的列名,字段导入的验证规则(唯一、必填或者自定义验证表达式),字段导入时的默认值、是否为公式、是否为编码等信息。

报表配置

为系统的各类编目打印、统计报表提供自定义配置工具,无需安装第三方报表配置工具就可在线设计报表功能。支持补充空白行,套打,在报表中显示图表等功能。

9.档案门户网站

建立数字档案馆(室)网站主页,实现档案资源的发布和展示,包括编研成果、重要信息、法规制度、标准规范等内容信息展示。信息门户提供信息维护、信息发布、栏目进行灵活调整及后台维护等功能。

10.个人空间

我的待办

将个人需要处理的所有档案的待办处理审批集中进行办理,申请类、审批类等,提醒及时处理。

我的已办

已经处理完成的事项存放在此处,方便用户查看流程走向。按关键字查询已办文件,显示已经办理的文件目前的流程环节和具体正在办理人员。

个人收藏

存放用户档案查阅收藏的档案文件。支持收藏夹按照档案类型分类功能,方便分类查看。

个人订阅

根据订阅关键词或条件,实时推送相关档案内容到个人订阅模块。支持设置个人订阅内容关键词和条件。

消息通知

所有通知集中在此展示,包括待办任务的催办提醒、档案到期提醒、销毁提醒、借阅流程通过、光盘打包完成、库房盘点任务等。具有批量标记消息为已读、批量删除、一键全部标记已读功能。

访问历史

将个人近期浏览过的模块均展示在此处,快速进入到目标模块处理事件。可清空个人访问历史记录。

个人信息

查看个人组织机构信息和部门岗位信息,可图形展现。支持查看个人角色权限、流程权限信息,可修改个人密码,个性化主页设置和界面风格设置。

11.系统管理

组织机构管理

添加、修改、删除部门组织结构,新增根节点、新增子节点、删除节点、保存等操作,支持设置内部部门和外部部门,以及部门负责人、部门副职领导、部门分管领导、部门办事员、部门图标等。

用户管理

添加、修改、删除人员组织结构和基本信息。支持通过接口方式读取其他系统中的用户信息,支持用户与IP地址绑定或MAC地址绑定。支持设置该用户是否允许登录系统。

角色与权限管理

对角色进行增加、修改、删除等操作,添加角色所具有的功能权限范围和数据权限范围。

菜单管理

设置菜单层级关系、菜单打开模式、访问权限、菜单图标和鼠标悬停信息等。

数据字典管理

维护参数字典数据信息、代码数据,具有增加、修改、删除、保存等功能,支持设置单级和多层级关键字功能。

工作流管理

通过图形化的方式来进行流程自定义,根据实际业务定义电子借阅流程、实体借阅流程等所有的审批流程)。

备份管理

提供多种数据备份的方式:单库备份、组合备份、整库备份),可设置数据库自动备份。

系统参数管理

平台基本参数:系统名称、系统网址、系统标题、版权信息等信息设置。

系统界面配置:系统主题的选择,支持登录界面LOGO、系统头部LOGO的更换。

用户登录配置:登录验证码、IP验证、防止重复登录、密码强度控制、密码过期控制、密码输错控制、系统屏保控制、登录控制器URL、登录视图名称等参数的设置。

数据视图参数:支持分页栏显示位置配置,支持默认分页大小、分页大小列表的配置。

附件参数:附件存储路径格式、附件存储物理根路径、附件浏览虚拟目录、附件水印、图像转换软件路径等配置,附件自定义浏览脚本配置。

邮件参数:用于发送邮件通知的邮件服务器参数配置,包括SMTP服务器、SMTP端口、发件人地址、邮箱账号、密码等。

全文索引配置:支持基于ElasticSearch全文索引引擎的参数配置,包括服务器地址、端口以及账号、密码等。

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