子书企业内容管理系统(zbook ECM 1.0)

产品概述

子书企业内容管理系统是覆盖企业文档业务的信息化管理系统,实现电子文档收集、分发、整理、鉴定、保存、统计、检索、编研、利用的全方位自动化管理。

系统实现了文档工作管理规范化、文档文件数字化、文档资源共享化、利用服务网络化、综合管理智能化。以实现公司文档信息资源精细化管理为目标,按照文件档案管理相关标准规范,满足电子文件“四性”检测要求,建立了覆盖企业电子文件在线归档全流程的功能体系,为用户提供良好的用户体验。实现了电子文件形成、审批、加盖数字签名和印章,固化封装成不可修改电子文件;固化封装后的电子文件自动推送收发流转、以项目为单位进行预归档提交审批;预归档案卷通过审批检查归档入库作为档案进行管理和提供利用。

系统建立了一套能与企业发展战略和管理状况灵活适应,满足文档信息资源一体化管理、集中控制、灵活配置、安全存储、高效利用,并与业务流程集成融合的文件档案管理系统,形成一个集数据采集、数据存储、数据管理、数据挖掘、数据应用、数据共享为核心的文档信息资源中心。实现文档信息资源管理流程、分类体系、数据内容、应用架构和技术平台的标准化,电子文档信息资源的自动化采集归档,有效支撑企业领导决策和业务活动开展对文档信息资源的需求。

产品特点

  • 覆盖多种数据格式

按照国家相关部门关于电子文件、电子档案管理的相关标准规范,实现主要文档类型的收集、管理、存储和利用,包含:信函纪要、技术文件、程序、行政文件、记录报告、商务文件、特种介质、公文等。

  • 标准化工作流程

符合数字档案管理体系和工作流程,运用信息化手段改变传统的手工管理模式,提高档案工作效率、馆藏档案利用率,促进档案管理工作的科学化和规范化,形成一套完整的数字档案馆标准规范体系。

  • 文档资源信息库

文档资源信息库不仅需要涵盖企业原有的馆藏档案信息资源,而且还要进一步扩大到现行电子文件、科技资源等。集成现有各业务系统电子数据,整合电子文件及电子档案数据资源,安全保管档案资源,同时形成以档案信息为核心内容的企业综合信息资源库,有效满足企业对各类信息资源的需求。

  • 文档快速采集、分发流转和在线归档

具有外部文件采集系统功能,提供外部单位使用,解决大量的文档采集著录整理分发流转工作。在企业内部,自动采集业务系统形成推送的文档信息资源,实现项目文档成果的电子移交,有效减少项目文档采集的手工著录的工作量和分发流转工作,通过四性检测进行电子在线归档。

  • 文档信息自动化管理

构建数字化档案室,对需归档存储的各类信息按不同要求进行分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等有序整合,形成一个有序完整的信息空间,实现文档信息的自动化、系统化管理。

  • 文档快速发布与传递

可以通过与企业门户的集成,运用网页形式来发布和传递文档信息资源、工作任务待办消息、借阅催还信息等,实现数字档案信息资源的快速利用、及时发布。

  • 文档信息访问与智能检索

系统建立以用户为中心的服务方式,提供多种途径强大的检索能力、友好的用户界面以及完善的借阅和调用控制功能。用户通过网络与档案馆建立联系,对检索的条目信息和全文信息进行差异化的权限控制,使用户在授权范围内实现有效地访问、智能检索和利用档案信息。

  • 档案信息安全与保护

构建基于数字档案馆的电子文档管理制度标准规范体系,采用多种技术措施保障系统的安全。满足国家机密级涉密信息系统对涉密应用系统的相关要求,并能够通过涉密信息系统应用系统测评。

  • 电子签名技术应用

系统采用电子签名技术,审批的文件全部采用电子签名,自动签入到电子文件中。文件审批流程完成后,电子签名全部锁定后进行文件发布。发布后的文件如果有改动,签名会自动作废,确保电子文件的有效性,在文件归档时,检测电子签名的有效性。

  • 智慧知识档案馆

通过新型技术(大数据、人工智能的NLP技术、智能分拣技术、相似度对比技术、带权限的全文检索技术、知识地图建模绘制技术、BI技术等),运用知识管理的方法和理念,进行企业档案的管理,为企业的生产、经营和管理人员提供知识服务。数字档案管理系统将知识档案推送到知识管理系统中,有助于企业沉淀及积累知识,进而驱动研发人员开展创新工作。

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