子书电子文件在线归档流程设计方案

电子文件在线归档流程设计

包括文档收集、文档分发、文档整理、文档移交、档案接收、档案利用、档案保管等流程。

  1. 文档收集:文件通过文档流程审批、人工著录/导入、业务系统接口、供应商在线著录模块等途径捕获文档,经过元数据补充录入、格式转换和四性检测后,进入公司文件库。
  2. 文档分发:文档在进入公司文件库后,可进行文档的分发。分发主要包括了分发意见的采集,根据分发意见进行标准或者非标准的分发。
  3. 文档整理:文档经过分类、立卷和编号编目后,形成待归档数据。
  4. 文档移交:文档通过移交前的四性检测,确认满足归档要求以后,进行移交登录,并提交至预归档库。
  5. 文档移交:文档通过移交前的四性检测,确认满足归档要求以后,进行移交登录,并提交至预归档库。
  6. 档案接收:文档管理人员对待归档的文档进行接收检测,确认满足归档要求后,进行接收登记,并确认接收,将文档归档至档案库。
  7. 档案利用:对于档案库的档案,均可以进行档案的检索,根据权限进行在线浏览、下载、打印等操作,对于没权限的文档进行利用申请,经批准后进行文档操作。档案管理人员也可以对档案进行编研,将档案经过加工处理后,为单位人员提供更便捷的利用。
  8. 档案保管:档案管理人员定期对归档的档案进行档案鉴定和处置,对电子档案进行备份,同时也定期进行检测,确保电子文档在保管过程没有发生变化,满足电子档案的四性要求。
子书电子文件在线归档流程设计方案
电子文件在线归档系统总体业务流程图

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