子书文档业务在线审批工作流方案

文档业务在线审批工作流

基于成熟的工作流引擎,开发满足文档管理业务需要的流程。通过工作流平台可以定义工作的流转路径以及每个步骤的执行者,提供图形化的业务流定义和修改,满足时限管理,业务流统计和监督等完整的业务流管理功能,可更好地适应业务的变化。与自动提醒组件结合,提供统一的待办工作管理。配合认证和授权组件,实现与授权机制的完美结合。工作流平台功能主要包括以下内容:

(1)可视化工作流定制工具,实现诸如顺序流程、分支流程、条件流程、循环流程、子流程等多种流程方式;

(2)管理并随时监控流程的执行情况,提供图形及列表形式查看流程执行状态,支持对流程实例的日志记录、查询;

(3)可对流程执行挂起、恢复、终止、重起及改派等功能;

(4)在流程任务改派和终止时,可以在历史记录中记录改派和终止的执行人及执行原因;

(5)集成表单功能,能够定制HTML格式表单,表单内容能够作为流程条件;

(6)支持在流程中指定后续节点任务的用户或者角色;

(7)分配给角色的任务,角色中的每个人均可处理任务(而不是角色中某个人获得任务后其他人看不到任务);

(8)提供任务督办功能,满足设定条件的任务提供电子邮件等方式提醒;

(9)支持按照流程、时间设置代理任务,不同的流程和不同的时间可设置不同的代理人,代理人和被代理人具有相同的操作功能,均可处理流程任务。系统管理员应能够为其他用户设置代理;

(10)能够对流程任务进行分组,能够按照流程分组及流程显示待办任务数及待办任务;

(11)支持主流应用服务器和数据库服务器;

(12)支持永久保存流程所有数据,实现流程可追溯。提供对在线流程和历史流程的独立或统一查询,并对历史数据进行设计优化;

(13)支持完整的流程生命周期管理,支持流程部署前模拟,流程分析,业务活动监控和流程优化。

通过工作流管理,实现文档管理流程,包括:任务分发、编制校核会签批准、升版、检查生效、撤销、分发、补发、定期审查、文件下发处理、组卷归档(不同文-件类型的流程可能不同),实际管理流程根据需求调研情况确定。

流程定义

流程分类管理

提供流程分类定义功能,可对流程进行分类管理及统一流程任务发起界面分组显示功能,便于用户查找及发起流程。

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流程分类管理界面

流程配置

提供可视化工作流定制工具,实现诸如顺序流程、分支流程、条件流程、循环流程、子流程等多种流程方式。可对步骤进行多方面的设置,主要包括以下方面:

  1. 可以设置单人活动、协作、并发、串行等多种节点类型;
  2. 可以设置步骤的办理期限,到期进行自动催办,同时可以设置催办次数;
  3. 具体强大的人员设置功能,可以从组织机构、字段数据、流程变量、相对关系、自定义公式中设置步骤办理人员及传阅人员;
  4. 支持系统消息、邮件、短信、微信等多种类型的消息发送功能;
  5. 支持设置每一步骤可操作的按钮权限及显示名称等功能;
  6. 支持同一流程不同步骤显示不同表单,并支持设置表单中每一个字段的读、写等权限;
  7. 支持每一步骤在进入节点、打开节点、操作完成、离开节点时定义自定义事件,满足高灵活性的操作控制能力;
  8. 支持定义步骤的自定义参数,便于更好的控制流程运行。
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可视化流程配置界面

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流程步骤配置界面

发起任务

支持在单独模块下发起任务,也支持在统一流程发起界面下发起任务,支持同一模块创建多个不同的流程。

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统一流程发起界面

待办任务

我的待办中用于保存和展示当前用户自己需要参与的待处理的所有任务,任务首先会按照任务类型分类,在进入我的待办时,首先会按照外发函件、接收函件、文件处理等分类任务并显示每类任务的任务数量,进入某一具体类别后显示具体任务一览列表,具体任务列表包括流程类型、步骤名称、文件主题、紧急程度、接受任务时间和任务来源。进入具体任务后,可以进行处理或下发、转发等任务操作。

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待办任务界面

已办任务

我的已办用于显示当前用户参与过的所有流程,包括已结束的和未结束的,以供用户查看所有自己参与处理的流程。每支流程每个节点的参与人在处理完此流程上自己负责的节点后,均可在我的已办中看到此流程。显示还包括:流程名字(包括流程主题名字),当前用户参与的节点名字,开始时间和结束时间。点击进入每支流程,可以查看每支流程的详细履历。

按照用户参与的流程节点来展示我的已办任务。                                                                     

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已办任务界面

阅知任务

我的阅知用于显示所有分配到当前用户个人的的阅知任务。阅知任务与主办协办不同,流程不用等待阅知任务的处理意见,在当前用户确认阅知之后直接选择“已阅”,阅知任务由未阅变成已阅状态。流程无须等到阅知结果即可结束。

进入我的阅知,按已阅/未阅来显示当前用户的所有阅知任务。显示:流程名字(包括流程主题名字),阅知任务分配时间,阅知时间,任务分配人。未阅任务是没有阅知时间,但每条未阅的阅知任务都有“已阅”按钮,点击则将未阅状态的阅知任务改成已阅。已阅未阅的每一行都可以点击进入看文件详细。点击进入一条未阅任务后,再退出后,此任务自动变为已阅。可以批量选择未阅任务,批量修改为已阅。

阅转办

系统提供阅转办功能,收到的待阅文件可以转办。

自定义流程步骤

系统支持在创建流程时,流程发起人可以对本流程的标准步骤和步骤办理人员进行动态调整,可以删除一些不需要的步骤,可以设置每一步骤的办理人员。

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自定义流程配置

流程代理

某用户(作为“被代理人”)可以随时将自己负责处理的各类流程的工作委托给其他用户(作为“代理人”)。被代理人可以将自己不同的工作任务委托给不同的代理人,也可以委托给同一个代理人。基于流程的代理设置,每一个流程可以新建一个代理设置。

代理设置后,被代理人仍可以处理自己所有的工作任务,包括已被代理出去的工作任务和未被代理的工作任务。代理人除了处理自己所有的工作任务,也可以处理被代理人委托的工作任务。

系统管理员可以主动进行全系统用户的代理设置。

被代理人可以随时主动将代理设置撤销。

代理人对代理任务的查询需要考虑代理设置的开始时间和结束时间,只有在该时间段内才能做相应的代理。

流程改派

对所有流程的所有步骤,管理员可以把步骤的原责任人(称为:被改派人)在系统后台手动改为另外一个人(称为:改派人)。

改派可以做多次,但对一个步骤每次只能选择一个改派人,也不能一次将多个任务同时改派为一个或者多个改派人。系统记录被改派人、改派人、改派时间、提出者、操作者和改派原因,并在流程中所有步骤显示。

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流程改派界面

流程终止

流程发起人在流程的第一个节点(以及流程任务返回到第一个节点)时可以终止本流程。系统记录流程终止的操作者、终止时的步骤名称、步骤参与者、终止的时间和原因(由中止操作者填写)。

系统管理员可以随时终止流程。

流程回退

某一流程节点的执行人进行拒绝,使得流程不再前进,而是返回到流程已经走过的某个节点。

流程监控

系统管理员可以按照流程类别查询有多少流程在运行;流程实例的当前状态;需要能看到所有已经启动的流程,以及已启动的流程的相关信息。

流程任务提醒

消息包括系统内消息服务、消息、邮件、短信、微信等多种类型的消息发送功能。采用消息类型编码的方式,可以对消息的标题和内容的模板进行定义。用户可根据消息类型(消息编码)自定义采用何种方式接收消息,可选择不接收消息或同时使用多种方式接收消息。消息可以与发起业务的流程或文件进行关联,点击消息能够链接到相关流程实例或文件。

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系统内消息提醒列表

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