子书文件在线分发与自动跟踪方案

文件在线分发与自动跟踪

扫描识别

提供与扫描设备、传真设备接口,能够配置文件模板,通过 OCR 的方式自动识 别文件的元数据,并将元数据与文件保存到内容管理平台,OCR 应支持中文、 英文及俄文,支持常见条码的识别。

系统支持倾斜校正、居中、去噪、去黑边、去斑点、反向删除(删除鼠标拖拉选 取范围之外的部分)、二值化、压缩、剪切、对比度、亮度和旋转等。 自动识别多份文件。

文件模板

编制文件时,用户在录入文件元数据属性信息以后,可以选择使用“固定模板”或者“条目式模板”编制文件并将其保存到内容库中。

场景:程序新编时,系统能够自动套用相应的程序类别模板进行编制;打印时能够自动套用相应文件类型的模板进行打印。

提供添加、编辑、修改、删除模板的功能模块。

编制文件时,用户在录入文件元数据属性信息以后,可以选择使用“固定模板”或者“条目式模板”编制文件并将其保存到内容库中。

固定模板为Word文件格式。编制文件前,用户需要从系统中下载相应的固定模板,完成编辑以后再上传该新文件。

使用固定模板的目的在于规范新编制文件的样式,提高文件编制效率。

用户可以选择条目式模板来编制文件,方便针对文件中的条目进行查询。用户只需动态按照模板中的条目逐项填写其内容。用户点击保存后,由系统负责创建文件,无需关心文件样式。用户可以动态增加或者删除条目式模板中的条目。

文件编码

支持系统管理员手动配置文件编码规则的功能,不同文件类型可以采用不同的文件编码规则。

文件编码能够自定义起始编码。

一般文件类型在著录时,系统能够根据文件类型及其文件编码规则自动生成文件编码;函件在#1流程中的“打印/登录文件”步骤之前生成通信渠道号。

用户也可以事先录入文件元数据属性信息并点击按钮预生成文件编码,不必留待文件审批生效。

重号校验:系统具有自动重号校验功能。

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编码管理
子书文件在线分发与自动跟踪方案
编码配置

文件关联

文件关联是通过建立一个文件与其他文件之间的关联关系,以便于用户通过这种关联关系,查找到某一个文件的关联文件。比如变更单与设计图纸、信函与复函、文件与传递单、版本之间的文件关联。

流程任务中能够针对当前审批的文档创建与其他文件的关联关系,实现不同文档之间的文件关联。

业务版本对业务版本的双向多对多关联。

文件一处录入,多处使用,系统仅保存一份文件,其他均使用链接指向。

文件关联创建:创建两个文件之间的关联关系。

文件关联的删除:根据用户在不同任务节点的权限,用户可以在流程任务中删除两个文档之间的关联关系。

关联文件的打开:根据用户在不同任务节点的权限,在流程任务中能通过文档之间的关联关系打开查看当前审批文档的关联文档的源数据。

关联文件列表:显示(文件名称、文件编码、状态、版次等)。

关联文件的附件:列表显示(文件名称、文件编码、文件大小、状态、版次等),打开,下载(离线安全)。

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文件关联界面

在线预览

提供在线预览功能,用户无需下载即可在线浏览文件内容。支持通过浏览器在线预览的类型有:Word、Excel、Powerpoint、CAD、PDF、JPG。音、视频在线播放功能,打开系统播放器播放音视频文件。

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文件在线浏览

在线编辑

根据不同的流程的业务需求,流程任务当中提供OFFICE WORD文档在线编辑功能,可以修改录入文档的源数据。

文件版本控制

版本控制是对文件不同版本进行标识和跟踪的过程。提供文件的版本管理功能,包括创建新版文件、文件历史版本、文件审计日志。相应功能要求如下:

能够通过工作流的方式升版文件;可自定义版本规则,支持大版本和小版本;

能够控制一个文件仅允许一个流程实施升版文件;

文件处于升版过程时应给出状态及提示;

对于历史版本,应能够限制用户访问,在浏览时应采用水印等明显标识防止用户误用。

文件升版后,旧版电子文件自动添加已升版标识

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历史版本管理

安全控制

采取加密存储技术保障档案实体数据安全。

按角色和权限实行严格的访问控制。系统具备全程跟踪、日志查看等安全保障功能。

采用多重、多种数据备份方案和备份措施,实现档案资源的异地、异质存储,保障数据的安全性。

采用数据一致性检查、恢复策略,保障数据的原始性、一致性。

提供在线文件安全控制,对文件的添加、修改、删除、浏览、下载、打印等进行控制。

能够按照角色、用户组进行权限控制,支持人力资源组织机构、岗位和人员的控制,支持自定义用户组。

按照文件状态进行安全控制。

元数据的安全和文件本身的安全能够单独控制。

可以将元数据分组行成视图,按照视图进行授权。

提供离线文件安全控制,支持 Microsoft Office、PDF、CAD、OFD 等文件类型和软件,具有良好的兼容性。提供在文档分发和使用过程中的安全管控。通过对企业安全文档进行加密分发,文档阅读人打开文档时进行使用权限确认,从而保证无论文档存储在任何地方或在任何地方使用时,文档的安全性,防止非法查看、复制、打印、更改、另存文档;加密文档使用过程可以进行跟踪,并

提供详细的使用审计查询。

支持离线控制按时间授权或仅允许一次性打开文件。

支持匿名访问权限。

提供安全措施,防止用户使用过期失效的文件版本(例如需要时到系统中打印最新版本,限制用户每次只能打印一份;在打印时打印动态时间及流水号印章,现场检查用户使用的是否为最新打印的文档)。

文件分发管理

对已完成流转的文件,根据公司制度将文件分发到本单位内部部门、个人或者外部单位。分发方式有两种,电子分发和纸质分发。

标准分发和非标准分发;

标准分发按照分发模板,进行文件分发。可以直接分发到承包商库。外部单位通过邮件系统接口分发。

升版文件分发:自动读取历史版本分发记录进行分发。

分发模式分为电子分发和纸质分发。

分发模板具有自定义功能,可以把某次分发保存为模板。

非标准分发由用户自己进行选择对象。

系统支持内网分发和外网分发,外网分发可以通过通讯渠道号选择分发单位,并通过邮件发送至相应的通讯渠道号对应的邮箱,完成分发工作,极大提高工作效率。

分发单

责任部门创建分发单,文档处根据分发单进行文件分发,通过系统选择需要分发的文件。

系统具有打印分发记录单。

定期审查

对于某些类型文件,需定期审查其有效性,决定是否需升版或作废。定期检查应能够通过流程进行,保存定期审查记录。

文件统计查询断号

流程中能够对文件相关的编号、编码进行重复、断号检查的功能。例如:通讯渠道号的重复性检查。

通讯渠道号管理

系统具有通信渠道管理功能,建立项目文档通信地址簿并进行管理。支持新增、修改通讯渠道号。

通讯渠道管理

文件自动跟踪

查询文件:通过文件的查找,能够查看跟踪文件的当前状态,例如文件处于审核中、分发中、升版中等状态信息;以及相关责任人对文件的处理信息,例如处理人姓名、处理时间、处理结果、处理意见等重要信息。

流程跟踪:可以按照流程类型查看流程中的文档状态,例如,XXX文档在XXX流程中处于审核状态。

重点跟踪公文、程序文件的文件处理情况。流程监控报表、

门户中展示文件状态信息,可以分层级进行展示,如领导层展示、部门领导展示、个人展示。

流程跟踪

文件生效

文档在流程的相关编校审批完成后,标注文档状态为生效,生效日期以业务上操作的生效日期为准。

根据具体的流程业务需求对文档进行生效处理。文件生效后,其对应的上一业务版本状态标注为过时。

文件转换

为以下格式的文件提供“文件格式转换”的功能。源文件格式为“可编辑版”,而目标格式文件为“不可编辑版”。

源文件格式目标文件格式
MS Word(DOC/DOCX)PDF
MS Excel(XLS/XLSX)PDF
MS Powerpoint(PPT/PPTX)PDF
TIFFPDF
HTMLPDF

归档文件进行双套保存,同时保存PDF和OFD两种格式,PDF作为利用格式,OFD格式单独保存。

文件作废

流程中可以对文件进行作废,流程处理过程中标注文件状态为作废。

根据具体的流程业务需求对文档进行文件作废处理。

文件打印

定义:系统能够控制用户对文件的打印,用户根据不同文档的打印模板进行打印,用户仅能打印授权文件。

业务规则:系统能够记录打印的用户名、时间、打印文件流水号、打印目的;打印的文件能够增加表格、水印、图章;打印的文件包括主件和附件;。

能够准确跟踪用户打印的文件份数,以便能正确的对打印的文件进行跟踪。能够订制文件对应的打印模板。

用户每次打印文件操作,仅打印出一份文件,对应一个打印流水号。相关责任用户根据打印流水号对纸质文件进行回收,例如:当前文件XXX对应的最大打印流水号为009,那么说明目前文件XXX应该回收9份。

文件回收

能够记录打印的纸质文件回收情况,包括回收人、回收时间,对于发送给外部 协作单位的文件,能够记录要求回收的信函号及实际回收情况。能够自动发起回收流程或提示消息,新版本文件生效后,打印的旧版本文件应 回收,发出作废通知后,作废文件应按要求收回。

文件附件

流程任务中提供文件附件的本地上传、预览、本地下载(离线安全)、删除、批量打包(zip)下载功能。

附件管理

文件查询

系统提供文件检索功能,按照文件类型、文件类型对应的所有属性作为检索条件查询文档库中的文件。

一级查询项:文件类型;

二级查询项:文件类型对应的所有属性;

条件操作符:包含、等于、大于、小于;

文件结果显示列表项:文件类型、文件名称、文件编码、文件业务版本、文件状态、编制人、责任部门、通讯渠道号。

具有全文检索、递进检索、组合查询功能。

文件查询界面

文档库管理

系统提供部门文件库功能,各部门建各自的部门文件库。

基准文件库(受控文件库):具有版本控制的文件管理库。

卫星文件(工作文件)进行版本的跟踪。

承包商库:作为承包商的文件中转站,进行文件的上传下达。承包商使用云桌面进行访问。

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