子书档案检索与档案利用方案

档案检索与档案利用

档案管理是企业管理的重要组成部分,而档案的开发利用则是档案管理重中之重的工作。利用就是效率,利用就有效益,利用就有成果,利用是档案管理中一项经常性的必不可少的工作。系统的的档案利用主要是指档案查询、档案借阅、档案归还管理和借阅统计四大部分。其中档案借阅主要包括电子档案借阅和实体档案借阅两种。

文档检索

提供便捷智能的档案目录或全文检索功能,支持简单检索、组合检索、递进检索、跨库检索、全文检索、关联检索等多种途径的检索方式,能调出档案所有案卷信息、卷内信息及全文信息,对不同权限的用户显示不同完整程度的目录或全文信息。

  • 简单检索

支持在单个文本框输入关键字后,系统模糊可匹配多个字段的数据,只要匹配其中任何一个字段的数据就可检出,每类档案的模糊匹配字段能在后台分别进行配置。

  • 组合检索

支持多条件组合检索,可以通过多个查询条件的组合,精确的查询到所需要的门类数据,减少查询的时间增加查询的准确度。每个组合字段可以分别设定查询条件,包括“等于”、“大于”、“小于”、“不等于”、“包含”等。

  • 跨库检索

支持对元数据的跨库检索功能,并允许在检索结果中进行递进检索。支持对检索结果的分类统计功能,并能点击具体的分类进一步筛选数据。每类档案的分类统计项可以在后台进行配置。

  • 全文检索

系统提供类似百度的检索模式,可对各种格式的文档等异质海量信息实现全文内容检索,提供模糊检索、递进检索功能。支持全文检索的格式包括Doc、Docx、Xls、Xlsx、Ppt、Pptx、Txt、Pdf、Html等。需具备文档相似度排序功能,与查询结果相似度高的文档自动排在前面。

支持同义词检索,在检索有同义词的关键字时,能将包含同义词的数据一并检索出来。具备同义词库管理功能,可以新增、删除、修改同义词,可设置每个同义词双向、单向匹配。

目录检索

对档案库里的内容进行全方位检索;包括标题、条件组合、定位检索、高级

检索、全文内容检索、及智能检索等,支持递进(二次)检索。其中智能检索可由系统根据用户所给定的条件按配比程度高低排列所查结果。对检索的结果,用户暂时无相应的操作权限,可立即申请。

分为模糊搜索、组合查询、分类查询、全文目录检索。

1、模糊搜索

在列表页界面,可以看到一个查询框,在查询框内输入查询字段后,数据区即时显示符合的档案数据。提供用户各字段属性值的模糊检索,具体字段可自行配置。

  • 组合查询

用户可以使用多个组合条件来完成对档案的查询。可以通过多个查询条件的组合,精确的查询到所需要的门类数据,减少查询的时间增加查询的准确度。查询条件有 “等于”、“大于”、“小于”、“不等于”、“包含”。对于“包含”只能用于字符型字段,不能用于日期等数值型字段。

档案组合检索
组合查询界面

  • 分类查询

分类目录是针对每个门类用户事先定义的查询条件,系统将查询条件记忆并通过分类目录的形式表现出来,提供了在一个门类下再以多种规则细分的一种能够方便过滤数据的方法。例如经常要“档案分类”、“是否挂接原文”来查看档案。分类目录是在系统维护中批量创建或手动输入条件自定义创建的;每一种档案类型都有自己独立的分类目录;分类目录可以嵌套,并可以支持多种分类方式。

分类查询界面

  • 全文目录检索

全文检索可以对档案的所有元数据库进行全文目录检索,用户可以使用原文中任何一个有实际意义的词作为检索入口,系统会自动对输入的查询值进行分词,分词之后再在全文检索索引中查找匹配的结果,进而将查询到的结果展现在页面上。

全文内容检索

提供用户对现行文档,扫描入库的双层PDF 文件全文内容检索,结合所给定的检索内容采用全文检索方法,提高用户查询效率。查看或下载检索的文档需要通过身份权限验证,若该用户没有权限可直接发起权限申请。

系统提供类似百度的检索模式,可对各种格式的文档、数据库等异质海量信息实现统一检索,提供模糊检索、逐层检索功能。支持全文检索的格式有DOC 、HTHM、TXT、PDF 、PPT、XLS 、DOCX、PPTX、XLSX 等。用户可以通过输入关键词,对档案数据中的正文进行检索,在检索过程中可以设置检索范围,并且可以在检索结果中再进行分层检索,大大提高文件检索的查全率、查准率。检索结果中的文件,有权限的用户,可以直接进行查看。

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全文内容检索

档案借阅

档案借阅是档案利用的表现形式,主要是指用户对不具有查看权限的电子文件或实体文件提交借阅申请,由相关人员审批通过以后,系统自动在一段时间内(具体时间由审批人员根据申请人的意愿来进行控制)对该用户开放权限。档案借阅管理需要管理的内容包括借阅人信息、借阅天数、借阅目的、借阅明细信息、是否领取、是否归还、审批人意见等(其中领取和归还是特指实体借阅)。

利用申请

对检索结果中,权限许可范围内对全库各类档案目录、全文内容在线浏览,打印、下载、借阅(纸质实体)操作 。若 没有浏览、或打印、或下载权限,则自动提示办理申请手续,采用引导式操作互动,经流程化审批结束后授权使用。

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利用申请单

利用管理

资料档案在利用过程中,对没有权限操作具体对象时,实现用户对各案卷电子数据、纸质实体办理借阅审批手续。系统提供借阅审批、信息提醒、借阅统计等功能。

档案利用申请信息提交至相关处室待审核工作中,相关处室审批通过后,档案管理员根据申请理由确认档案利用需求,比对申请利用的档案,可调整用户申请利用的档案列表(增加、删除档案)和利用方式(电子文件和传统载体查阅、复制、原件借出)等,确认后用户可进行利用,并在利用结束后提供利用效果反馈功能。

  1. 利用审批

系统涵盖实体档案利用和电子档案利用,对档案利用时的借阅申请单进行审批管理。自动生成档案借阅、查阅和复印联系单;提供档案借阅、查阅和复印申请功能,主要包括申请、送审、审核、查档反馈等基本操作功能。

在办理借阅中,系统主动告知案卷库存数量。

同时,系统支持借阅流程自定义,可根据“密级“区分借阅流程,也可以根据档案分类区分借阅流程。

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利用审批

  • 资料借阅

申请者提交具体的申请单后,领导批完,系统自动向库管员和申请者发出审批结果,由库管员办理借阅手续,线下借用时采用条形码扫描设备读取信息,档案库出入库时,自动更新资料份数。

  • 资料归还

到期归还或提前线下归还时,由库管员办理归还手续。

  • 资料催还

针对到期情况,系统对申请者发出催还通知,记录每一次通知单的发送时间

和结果。

  • 借阅提醒

借阅提醒,系统自动对到期归还用户及时提醒,并向借阅管理员和档案管理员发出归还统计数量表,便于催还。

  • 借阅统计

对借阅申请单进行统计,可按借阅人、时间、借阅文件类型、单位等统计,

提供打印、导出,支持图形化展示。

全文浏览

授权用户可享有对系统各类档案库文件在线全文浏览,对大图实现亚秒级浏览,所见即所得。具体支持Office系列、JPG等常用图片格式、MP3、MP4、PDF、DWG等多种常用格式。能调出档案所有案卷信息、卷内信息及全文信息,对不同权限的用户显示不同完整程度的目录或全文信息,显示纸质档案或者电子档案的可利用状态。在线浏览时添加水印,并支持直接下载、打印。

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全文浏览界面

安全防扩散

支持精确控制利用者对每份电子文件“浏览”、“下载”、“打印”权限。

能通过后台滤镜处理以及水印防护等技术实现用户在线查看原文防拷屏。系统通过水印安全防护功能能够即时显示出当前用户信息,有效防止原文在线的泄露问题,保证档案的安全性。

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