子书电子档案四性检测方案

电子档案四性检测

子书电子档案检测主要是指对电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测,保证电子档案的四性在电子档案生命周期管理过程,参照《文书类电子档案检测一般要求》国家标准,提出的检测项目总计45项,包括真实性、完整性、可用性、安全4个类别,其中真实性检测项目16项,完整性检测项目11项,可用性检测项目9项,安全性检测项目9项,覆盖电子文件归档环节、电子档案移交与接收环节和电子档案长期保存环节。“四性”检测以电子档案的全生命周期管理过程为基础,并从检测环节、检测对象和检测内容等方面入手。

真实性检测内容包括:检测归档电子文件元数据是否符合 DA/T 46-2009 要求;检测归档电子文件中的固化信息是否有效确认电子文件来源的真实性;检测电子文件内容数据中包含的电子属性信息与电子文件元数据中记录的信息是否一致。

完整性检测的内容包括:检测登记的电子文件数量和字节数与实际归档的电子文件数量和字节数是否相符;对照 DA/T 46-2009 检测元数据项是否齐全完整,具有连续编号的元数据项(比如归档号、件内顺序号等)是否有漏号现象,反映重要问题的归档电子文件是否包括主要修改过程和办理情况记录等;检测归档电子文件是否有对应的内容数据,内容数据是否齐全完整。

可用性检测内容包括:检测电子文件元数据是否可以被正常访问,内容数据格式是否符合归档要求。

安全性检测内容包括:进行归档电子文件病毒检测并检测归档电子文件在归档和保存过程中系统环境是否安全、可控。

检测环节

根据文件生命周期理论,电子文件从其形成到最终销毁或永久保存,主要经过电子文件创建、电子文件办理、电子文件归档和电子档案管理、移交进馆(电子档案接收与长期保存)四个阶段,其中与文档部门密切相关的就是电子文件归档、电子档案移交接收和电子档案长期保存三大环节。

电子文件归档环节

由于电子文件在归档过程中存在业务部门和文档部门之间的权属交接以及从电子文件到电子档案的转变,因此在此环节中需通过“四性”检测手段对归档电子文件质量进行严格把关,将符合归档要求的电子文件归档并统一管理,把不符合要求的电子文件退回业务部门重新进行整理。

电子档案移交接收环节

立档单位按照档案馆要求,将需要移交进馆的电子档案移交至档案馆进行长期保存。由于电子档案从立档单位档案室移交至档案馆的过程中存在档案权属的转移,且电子档案在移交过程中必须符合档案馆接收的相关规定与要求。因此在电子档案移交接收过程中,档案室移交人员应对移交的电子档案进行“四性”检测,检测通过后方可正式移交;同样,档案馆接收人员需对接收的电子档案进行“四性”检测,检测通过后才能正式接收。

电子档案四性检测
移交接收环节检测内容

电子档案长期保存环节

在电子档案进入长期保存库之前,需要对其“四性”进行全面检测,严防不合 要求的电子档案进入长期保存库。在电子档案长期保存的过程中,由于技术更新换代或存储介质损坏等原因,可能导致电子档案损毁或无法读取,因此需要设置检测策略,对长期保存的电子档案进行定期或者不定期的“四性”检测,确保电子档案长期可用。

子书电子档案四性检测方案
长期保管环节检测内容

综上所述,“四性”检测要与电子文件归档、电子档案移交接收和电子档案长期保存这三个环节密切结合,要与电子文件生命周期管理密切结合,确保电子文件和电子档案的真实、完整、可用和安全。

检测功能

系统支持在移交接收、归档和长期保存环节进行一键检测功能,通过勾选需要检测的案卷,系统一键对本环节需要检测的内容进行检测,并能选择需要进行检测,最终形成检测结果,并形成详细的检测报告,以档为单位列出每档案资料的不合格项。

电子文件一键四性检测
电子文件检测
子书电子档案四性检测方案
子书电子档案四性检测方案
电子文件检测报告

原文校验

原文管理的目的是数字档案的长期保存。档案存储管理为档案信息的存储、维护提供服务和功能。执行定期或非定期的电子文件错误校验操作。

文件错误校验即校验文件的完整性。校验电子文件在存储或传输过程中是否被非法篡改。采用MD5算法实现文件的校验,MD5是message-digest algorithm 5(信息-摘要算法)的缩写,被广泛用于加密和解密技术上,它可以说是文件的“数字指纹”(Checksum)。任何一个文件,无论是可执行程序、图像文件、临时文件或者其他任何类型的文件,也不管它体积多大,都有且只有一个独一无二的MD5信息值,并且如果这个文件被修改过,它的MD5值也将随之改变。因此,我们可以通过对比同一文件的MD5值,来校验这个文件是否被“篡改”过。在电子文件被存储到物理媒介后,此时系统通过MD5 算法计算出每一个电子文件的Checksum,将Checksum存入档案保存描述信息中(PDI)。

子书电子档案四性检测方案
子书电子档案四性检测方案
原文校验数据配置

相关动态

联系我们

联系我们

0571-56782151 
13855507702
(同微信)

邮件:service@zbooksoft.com

工作时间:周一至周五,9:30-18:30

公众号
公众号