中核福建福清核电有限公司数字档案馆系统

中核福建福清核电有限公司数字档案馆系统

福清核电数字档案馆系统项目简介

数字档案馆综合数据管理系统建设体系是指以及数据库(指电子资料库)、实体资料库和虚拟档案库建设。通过利用网络技术、超大容量数据库等技术,使福清核电档案馆成为各种形式的资料信息(文字等)存储、处理和检索的中心。

内网建设:实现档案业务流程的自动化,在网络状态下进行档案信息的储存、处理和传输,同时逐步实现资料馆办公自动化。

数据库建设:这是数字档案馆建设的核心,因为档案馆的基本功能就是档案数据的存储、管理和利用。档案数据库从层级上说,有案卷级目录数据库、文件级目录数据库、专题文件数据库、文件级(图像)数据库和全文检索(文本)数据库等。从载体形态上说,有纸质档案数据库、照片档案数据库、录音档案数据库、多媒体档案数据库等。其中文件级目录数据库是全部数据库的基础,应优先安排。在数据库建设中,需要注意的是,一要尽可能地利用过去已建的数据库,将其数据转入新的系统,做到原有数据不废;二要坚持同一数据只录入一次的原则,即无论建多少个数据库,已录入的数据都可重复使用,做到不重复录入;三要坚持数据的可转换性,能够根据需要导入导出。

实体库房建设:作为档案实体管理中心,档案库房建设要讲究先进性、稳定性、实用性,做好电子档案与纸介质资料一一对应管理。

三维虚拟库房建设:采用WEB3D技术实现,运用3Dmax完成基于几何模型的实时建模与动态显示技术、及三维场景交互技术等,实现库房真实三维虚拟自由式全方位各角度漫游,提供智能密集架动态移动、柜门打开、案卷打开操作,授权用户可轻松、友好浏览案卷的卷内目录和全文内容。与时同时,该项目中要结合用户单位的智能密集架设施有关的管理系统集成。

福清核电数字档案馆系统
福清核电数字档案馆系统

福清核电数字档案馆系统功能

系统功能结构
系统功能结构

系统支撑平台功能

支撑平台着重考虑系统的高配置性、灵活性、安全性、标准化四个方面建设,一是作为系统的运行支撑,提供基础的公共功能,支持信息交换、协同工作;二是作为应用管理和数据管理平台,实现统一的用户管理和权限控制。其负责管理各业务表单、流程、权限、接口、数据流转,并为未来第三方平台对接现有平台预留接口。

业务建模中心

业务建模是以软件模型方式描述用户服务部门办公管理和业务所涉及的对象和要素、以及它们的属性、行为和彼此关系,结合系统基本信息的配置、业务库的分离及界面建模,通过可视化的表单、视图、流程配置及一系列组件的支持,通过可视化的配置、修改即可达到应用系统的快速搭建的目的,适应并满足需求的变更。

工作流中心

工作流是平台任务调度、任务指派、任务转发、任务启动的中心,对各应用子系统提供具有决定作用的流程管理,能够实现根据角色、分工和条件的不同决定信息的传递路由和内容处理等级。其包括流程设计器、流程引擎、流程监控、流程提醒四个组成部分。

表单管理中心

电子表单设计工具为平台的基础数据提供采集、表现的手段,它是信息采集、打包、显示、处理的载体,保证信息源的获取和显示。支持用户所见所得的表单设计,采用表单设计器可视化设计,能过表单引擎实现表单配置。

报表管理中心

平台提供强大的报表设计和分析功能,帮助用户轻松完成报表制作、数据分析统计,及时掌握数据动态。提供报表制作、统计分析、报表传送功能,支持.doc、.xls、.pdf格式直接导出,以及web方式打印和套打等功能。

组织机构管理中心

用户自定义轻松维护整个组织架构,包括部门信息、人员信息、岗位信息、权限、角色等具体内容,统一配置、统一管理。

安全管理中心

安全审计是其重要的组成部分之一,是实现应用系统安全、稳定、可靠运行的保证。通过软性技术手段使得用户登录身份识别、权限受控、操作受控,确保人员和数据安全。

数字档案馆系统功能

福清核电数字档案馆
福清核电数字档案馆

本期数字档案馆建设总体规划,分步实施。一期项目计划建立数字档案管理和三维虚拟库房管理两大子系统,具体包括档案门户、个人桌面、档案采集、档案管理、库房管理、档案编研、档案利用、档案统计、三维虚拟馆、知识管理平台等。

档案门户

福清核电数字档案馆门户设计着重以企业宣传和档案服务为主题,在向全单位各层级用户宣传档案馆服务对象、服务内容、服务种类、服务数量、服务方式同时,要与用户友好互动,主动提供在线查档、在线申请、在线提醒,并与馆藏大厅电子屏集成,全方位服务。

个人桌面

结合用户单位不同的应用部门管理所需,要求采用支撑平台轻松定义业务领域,为其工作开展提供不同时间不同业务的管理窗口,如定义日常办公,包括通知公告、待办事项、权限申请、个人收藏、个人信息、系统帮助功能;如定义数据统计,包括年度归档、历年归档、服务次数、利用频率等,按业务工作要求体现人性化管理,提高适用性和高效性。

部门级档案库

提供部门级档案库能够对部门内容的文件进行有效的管理和存储。实现不同组织的权限分级管理。系统管理员能对各部门文档管理员以及个人的权限进行授权,由各部门管理员对部门内的权限进行授权。

部门库能对部门内部文件进行管理,各部门管理员可以定义各自部门的文档分类结构树,部门人员能够著录、上传、下载、导入、导出部门文件。

各部门人员只能查看各自部门的文件数据,各部门人员根据权限可以著录、浏览、上传、下载文件。

档案采集

声像档案采集系统
声像档案采集系统

档案采集是面向用户单位档案管理人员和资料汇交人员服务,支持由业务人员分布式归档和档案管理人员集中整理的归档方式,建立预归档库。要考虑将来与办公系统接口,实现一体化归档管理。具体功能包括:

  • 预归档库管理

由业务处室授权归档人员正确著录后提交档案室专员审核,对各著录项和纸质文件对应检查,系统提供表单式著录操作界面,包括新增、修改、删除、审核、入库功能。

  1. 档案管理人员可对预归档文件进行数据的著录、补充及维护,归入档案库操作。
  2. 可将文件级数据条目自动转换成案卷级。
  3. 档案著录查重提醒功能。可根据档号、题名等字段验证唯一性,并友好提示。
  • 数据定义

提供用户自行设定档案数据结构和管理表单著录项,支持多级档案库结构维护。

  • 数据导入

提供用户导入接口,完成原有数据和日常批量加工的电子数据导库。

  • 支持一维条形码

采集过程中,采用一维条形码与具体每一案卷关联,便于管理和利用。

档案管理

档案管理是系统的核心,要求具备案卷整理、归档入库、档案库管理、授权管理、借阅管理、以及库房管理功能。

  • 案卷整理

案卷整理实现对各类档案资料核查,包括保管期限、密级、库位号等设定,对所属资料组卷归档。根据档案管理的要求,提供档案封面、目录、备考表等的打印。

  • 档案库管理

按照用户单位现有的档案分类体系,对所归档的各类案卷有规则、有秩序分类存储。

  1. 提供多类库结构管理,适应不同部门和组群人员查看档案库;
  2. 提供授权用户目录浏览、全文内容浏览;
  3. 支持单项条件、多项组合条件检索、全文检索、递进检索等多种方式查询,有权限的用户直接在线浏览、打印、导出操作,无权限可立即申请。
  • 授权管理

结合各专业、各科室、各类案卷的不同利用需求,实现灵活的数据访问操作授权管理,轻松对专业、科室、岗位、案卷、文件、人员等操作授权。与此同时系统还提供表单字段查询授权自定义功能,如“密级“字段中,用户无权限查询机密,绝密信息,有权限查询秘密信息;如“合同金额”字段中,用户有权限查询50万及以下合同金额,无权查询50万以上合同金额。

  • 借阅管理

档案利用过程中,对没有权限操作具体对象时,实现对各案卷电子数据、纸质实体办理借阅审批手续。

  1. 对到期还归用户及时提醒;
  2. 在办理借阅中,系统告知案卷库存数量,并在每次借阅及归还时自动更新;
  3. 系统支持借阅流程自定义,可根据“密级“区分借阅流程,也可以根据档案分类区分借阅流程。
  • 库房管理

对档案库房内设施提供台账式管理,各设施有关参数(如每件设施的长、宽、高等属性)均在三维虚拟库中真实体现。

档案利用

档案利用是系统的另一个中心,是面向提供全局用户和临时用户查档利用,在权限许可范围内对全库各类档案目录、全文内容在线浏览,打印、下载、借阅(纸质实体)操作,无权限者通过申请流程办理手续后开放相应权限,提供利用服务。为防止档案数据泄密发生,需要对部分用户在线浏览、下载、打印的档案进行水印防伪标记设置。

功能包括:

  • 目录浏览

系统按照档案馆服务要求,提供用户各类目录在线浏览和查询。

  • 全文浏览

    授权用户可享有对系统各类档案库文件在线全文浏览,对大图实现亚秒级浏览,所见即所得。

  • 模糊检索

提供用户各字段属性值的模糊检索,具体字段可自行配置;并对检索结果支持递进检索。同时,在未选择具体分类库情况下,则全库检索,反之分类条件检索。此外还建立同义词库,提高检索的准确率。

  • 高级检索

提供用户各字段组合式条件检索,具体字段可自行配置;并对检索结果支持递进检索。

  • 智能检索

   提供录入关键词,对检索的结果按照匹配度高低显示排列,越高则靠前显示。

  • 全文检索

提供用户对现行文档,扫描入库的双层PDF文件全文内容检索,提高用户查询效率。

  • 在线申请

    对检索结果的文件没有浏览、或打印、或下载权限,则自动提示办理申请手续,采用引导式操作互动,经流程化审批结束后授权使用。

档案编研

结合已归档的档案内容,组织业内专家,运用信息技术编制福清核电档案年度汇编、组织沿革、大事记、以及各类专题,记录发展历史。支持专题模式,通过将文档数据汇编到一起,形成专题页面,并且能在数字档案馆门户上展示。

档案统计

档案统计,提供用户按阶段需要生成多类统计报表,具体表样由用户提供。具体包括:

  • 时间段(用户自选)的归档入库统计;
  • 时间段(用户自选)借阅服务统计,可阅知具体案卷的借阅次数和借阅者;
  • 可同时打印多个选定案卷的卷内目录、标签;
  • 根据模板生成各类报表及标签;
  • 支持报表的导入、导出、打印功能;
  • 根据国家档案局档案统计年报模板(档基3表、档基3附表),统计相关信息。

三维虚拟子系统

随着计算机技术、多媒体技术的不断发展和创新,虚拟现实就是众多技术合力的新型产物,利用IT技术生成一个逼真的虚拟环境,用户通过使用各种交互操作,同虚拟环境中的实体相互作用,产生身临其境感觉和信息交流,通过一系列操作指令触发使人们产生逼真的三维视觉、听觉及触觉效果。本次针对2000平方米建立智能三维虚拟库,要求具备多感知性、沉浸感、交互性、真实性四大特征,对现有库房内设备和案卷场景直观、生动展示。

 为更好的实现用户桌面级虚拟现实动态展示和操作,统一采用WEB3D技术实现,包括采用3Dmax完成基于几何模型的实时建模与动态显示技术、及三维场景交互技术等,通过实地测量、实体建模(务必要求物体参数化设计)、定色、布光、烘培、渲染、编程等一系列步骤、实现用户单位库房真实三维虚拟自由式全方位各角度漫游,提供智能密集架动态移动、柜门打开、案卷打开操作,授权用户可轻松、友好浏览案卷的卷内目录和全文内容。不允许采用拍照FALSH合成技术创建三维实景来简单实现浏览。同时要为将来采用电子标签管理预留接口,使档案人员正确、快速、轻松地完成档案出入库和借阅、盘点管理。

资料馆3D大厅
资料馆3D大厅
电子地图
电子地图

知识管理平台

数字档案馆将作为知识管理平台,从知识利用的角度来看,除了用户主动发起的知识搜索,系统还应对用户提供和智能推送有价值的内容。

  1. 当用户在系统中阅读某一份文档时,系统应将该文档所有的显性关联文档、标签相关的文档、该领域或类型被其他用户大量浏览的文档、其他可能相关或感兴趣的文档等自动推送给用户。
  2. 当业务人员进行业务流程或者管理活动时,系统应自动提供同类事件相关的内容、行业最佳实践参考、其他可能相关的内容和流程。
  3. 当用户遇到问题时,可以在系统中得到知识帮助,系统应将同类问题的解决方案、问题相关的文档、问题相关的流程及问题所在领域的专家或资料等智能推送给用户。
  4. 当领导或管理者进行分析决策时,系统应将历史分析数据、行业最佳实践、分析主题相关的人员资料等推送给用户。

主要功能包括:知识搜索、知识接入、知识接出。

系统接口

与ECM集成设计

福清核电ECM文档管理系统与数字档案系统计划建立采用“中间库”方式,通过确立两系统间接收和确认的作业规则,制定数据管理规范和落实其责任,采用Web Service技术将ECM文档自动同步至中间库(文件为PDF格式),而后由数字档案系统每天3个时间段获取其相应待归待的电子文件,并主动向ECM系统反馈接收情况。

接口类型:同步读取ECM系统的数据,包括条目属性和实体文件。需要考虑ECM侧文件发生变化,如升版,撤销后,数据能将ECM内最新的数据同步到数字档案档系统。

同步规则:通过与ECM的接口,系统能自动增量同步ECM系统内的数据。

与ESB的集成设计

通过调用福清ESB的标准接口,实现同ESB的数据传输功能。包括从ESB读取数据,写入数据到ESB。

与电子屏接口设计

数字档案系统门户可于电子屏方式直观显示,发布重要通知和重大事项,要求支持“欢迎来访”和“精准管理”两种显示模式,服务于档案馆办公之需求。

与库房温湿度接口设计

计划将现有库房温湿度系统与数字档案系统接口,便于档案馆管理人员直观查看各楼层库房内温度、湿度,并设立系统预警值通知,或以短信方式通知管理者,避免事故发生。

与库房门禁系统接口

计划将现有库房门禁系统与数字档案系统接口,实时了解各库房工作人员出、入库实际情况,依此数据强化工作考核。同时对于保密级别高的档案库区可设立每日出入次数限定,超过则由系统自动发出预警。

与其他文档系统接口

数字档案馆需要集成其他文档系统,提供与其他系统的文件查询接口,进入系统的链接,包括但不限于以下系统:声像系统,中国知网系统,图情系统。

相关案例

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