数字档案管理系统功能设计之档案收集
系统提供在线采集、离线采集、预归档管理等数据采集方式，实现业务系统数据的直接采集、纸质文件数字化加工后的上传，并对收集的档案数据进行初步的归档处理。
档案收集内容包括图档、文档、音频、视频、照片等多种类型电子文件，具备辅助接收、采集传统载体归档文档或传统档案数字副本功能。
接收采集电子文件时还应确保电子档案的内容与元数据、电子档案的各组件保持关联，同时自动记录接收采集业务行为元数据。
系统能自动调用校验工具对电子文件的四性（真实性、可用性、完整性和安全性）进行检查，并能显示检查不通过的类型与数量等检查结果，对检查不通过的进行标记，电子文件上传后能自动加密存储。
- 档案移交
档案人员根据其他科室提交的档案进行移交接收，提供资料实体的单独接收功能和实物档案与数据档案的双套接收功能。
系统具有移交前的归档整理功能，辅助手工著录整理字段形成文件目录，或批量导入对应档案门类的Excel或WPS目录表、电子文件，并实现案卷级目录与文件级目录的关联。可增删改待移交数据并设置数据回收站，档号根据分类结果可自动生成，设置目录、元数据规范性检测及提示等，设置查重项对待移交数据进行查重，保证本次移交数据规范且无重复。
列表显示移交数据，移交状态分待移交和已移交，选中待移交记录，自动生成移交登记表，确认信息后启动移交工作流。
（1）、资料实体档案接收
自动生成资料实体档案归档目录清单；基本信息的输入功能，主要包括档号、资料名称、份数、页数、归档单位、归档人、归档时间、批准文号等（具体字段可由用户自定义）。
（2）、资料实体与数据档案接收
自动生成实物与数据档案归档目录清单；基本信息的输入功能，主要包括档号、档案名称、份数、页数、归档单位、归档人、归档时间、批准文号等（具体字段可由用户自定义）。提供实体档案与电子档案的数量核对功能，可单一或批量导入预归档库。
现行档案在线采集
- 接口功能
系统还应预留有电子文件归档接口，实现立档单位向档案馆提交档案数据、档案馆接收及档案系统与其它应用系统之间的数据交互。
数字档案管理系统实现与企业的相关应用系统对接，档案系统为OA、PDM 等业务系统数据共享提供接口定制工具。接口定制工具提供一个可供用户在档案库中创建数据表的工具（非数据库自带功能），且能灵活定义各种数据库支持的数据类型和各种逻辑计算所需的工具或直接提供数据库脚本输入窗口。该数据表称为数据接口。首次成功创建接口后，该表数据能自动由档案数据库自动导入，此后由入库事件自动触发更新。
（1）用户同步与单点登录：档案管理系统用户与OA、PDM 等系统机构用户同步和单点登录，用户可从其他系统直接进入档案系统。
（2）自动归档：OA、PDM等系统生成的办结的归档电子文件（电子公文包括图档、文档、音频、视频、照片等）及其目录，与其相关的审批意见、业务行为以及其他元数据等，根据嵌入的电子文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求,自动或半自动预归档至档案管理信息系统。
（3）数据规范：采用形成完整的符合标准的提交信息包、电子文件格式转换、归档信息合法性校验、搭建用于提取归档信息的中间库等有效技术手段，保证通过接口采集接收的档案数据的真实性、完整性、有效性与安全性。
（4）预留接口：预留有电子文件归档接口，实现立档单位向档案馆提交档案数据、档案馆接收及档案系统与其它应用系统之间的数据交互。
提供完整的数据接口，来满足企业业务系统的对接，打破 “信息孤岛”。
- 四性检测
电子档案检测主要是指对电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，保证电子档案的四性在电子档案生命周期管理过程，参照《文书类电子档案检测一般要求》国家标准，提出的检测项目总计45项，包括真实性、完整性、可用性、安全性4个类别，其中真实性检测项目16项，完整性检测项目11项，可用性检测项目9项，安全性检测项目9项，覆盖电子文件归档环节、电子档案移交与接收环节和电子档案长期保存环节。
“四性”检测以电子档案的全生命周期管理过程为基础，并从检测环节、检测对象和检测内容等方面入手。
检测环节
根据文件生命周期理论，电子文件从其形成到最终 销毁或永久保存，主要经过电子文件创建、电子文件办 理、电子文件归档和电子档案管理、移交进馆（电子档案接收与长期保存）四个阶段，其中与档案部门密切相 关的就是电子文件归档、电子档案移交接收和电子档案 长期保存三大环节。
一、电子文件归档环节
由于电子文件在归档过程中存在业务部门和档案部门之间的权属交接以及从电子文件到电子档案的转变，因此在此环节中需通过“四性”检测手段对归档电子文件质量进行严格把关，将符合归档要求的电子文件归档并统一管理，把不符合要求的电子文件退回业务部门重新进行整理。
二、电子档案移交接收环节
立档单位按照档案馆要求，将需要移交进馆的电子档案移交至档案馆进行长期保存。由于电子档案从立档单位档案室移交至档案馆的过程中存在档案权属的转移，且电子档案在移交过程中必须符合档案馆接收的相关规定与要求。因此在电子档案移交接收过程中，档案室移交人员应对移交的电子 档案进行“四性”检测，检测通过后方可正式移交；同样，档案馆接收人员需对接收的电子档案进行“四性”检测，检测通过后才能正式接收。
三、电子档案长期保存环节
在电子档案进入长期保存库之前，需要对其“四性”进行全面检测，严防不合要求的电子档案进入长期保存库。在电子档案长期保存的过程中，由于技术更新换代或存储介质损坏等原因，可能导致电子档案损毁或无法读取，因此需要设置检测策略，对长期保存的电子档案进行定期或者不定期的“四性”检测，确保电子档案长期可用。
综上所述，“四性”检测要与电子文件归档、电子档案移交接收和电子档案长期保存这三个环节密切结合，要与电子文件生命周期管理密切结合，确保电子文件和电子档案的真实、完整、可用和安全。
传统载体档案数字化加工
系统提供的数字化加工管理功能，能实现档案部门纸质档案电子化和多媒体档案的标准化。
通过对纸质档案的扫描、图像处理及格式转换，生成标准的电子原文，并能通过OCR识别的扫描文件还可以对原文进行全文检索；
数字化加工管理可以对音频、视频、照片这三类多媒体档案进行处理，规范其归档格式，对于音频、视频档案可以进行分段截取，对于照片档案可以自定义添加水印，在提供方便利用的同时保障档案信息的安全性。
传统载体档案数字化加工包括：数据采集、原文扫描、OCR识别、原文挂接等主要功能。
- 数据采集
具备各类档案的目录数据和全文数据的采集功能。数据采集时应支持数据校验、数据自动获取（如：单选多选列表、缺省值、流水号、页数、件数、当前日期、操作者、电子文件名称、电子文件大小、电子文件类型等）等功能。
- 电子档案数据采集
主要提供档案授权人员对历史的、现在的以及将来产生的档案数据进行有规则、有目的收集和整理，并在采集的过程中实现各部门档案数据的接收、整理工作，提交档案专员复审，建立预归档库管理。
系统建立三级审核工作机制，即自核－预核－鉴定三级。对批量加工和窗口加工成果由实际操作人员实施一级自核；档案人员结合归档要求预先对案卷实体和电子文件二级检查；通过后再由档案专员对档案鉴定，如保管期限、密级等参数定义，准确归档。
其他业务系统办结的各处室收发文、呈批件、会议记录纪要、台账年报汇总表、图表名册、合同协议、会议材料、项目申报书、专家评审意见、合同委托书、验收材料等等属于归档范围的电子文件的多种格式的目录、全文、相关审批信息、工作业务信息、环节信息及其他元数据信息，将在办毕后实时推送至中间库。
系统根据预先设定的电子文件归档范围和数据采集规则，定时自动或手动从中间库中进行单个或批量采集并进行四性检测，不影响电子政务系统和科技管理信息系统的运行和数据安全。通过业务流程和档案类别之间预先设置的映射关系自动分类，系统将采集到的数据分配至各处室兼职档案员账户。同时，将采集成功和失败的具体信息向数据来源系统进行采集反馈，请求重新推送和采集。系统自动记录采集接收过程中产生的元数据，授权用户可手工著录或修改部分元数据，并进行操作记录。
账户中列表显示系统采集到的电子档案数据，可以查看档案详情、全文及数据来源（例如OA、PDM系统），状态分待归档、已归档和不归档。兼职档案员对待归档的电子档案进行归档鉴定后属于归档范围的，进一步规范化整理后再进行移交。
电子档案采集提供表单式操作界面，以及新增、修改、删除等功能，支持批量数据导入预归档库，提高工作效率。
- 原文扫描
系统能直接驱动扫描仪，可以让扫描仪以其最高速度进行扫描处理，能将扫描仪的效率得到最大发挥。
系统能将扫描文件直接挂入档案系统中，操作人员无需键盘操作：不需要输入文件名、路径等信息，以提高工作效率。
- OCR识别
系统应具备OCR识别功能，扫描文件在形成纸质档案数字图像基础上，经OCR识别技术生成一套TXT格式数字副本。
系统的OCR需具备自学习功能，对于不能识别的文字，可以通过简单设置即可正确识别，使得系统具有很高的识别率。
系统具备乱码智能识别、智能标引功能，辅助人工进行OCR质量检查。
- 原文挂接
可根据电子文件名与条目信息进行对照批量上传电子文件进行文件级挂接，及XLS、ET等格式目录的批量导入导出。可对接收的档案进行四性检测。提供常见文件格式转换为符合档案长期保存格式的功能，如DOC、EXCEL文件转为PDF、OFD。
图纸智能化加工
对于图纸的数字化加工，系统可提供自动化、智能化加工手段，以提高工作效率，具体功能如下：
- 图纸方向识别：智能识别图纸的方向，对图纸进行智能旋转，使得标题栏在右下。
- 图纸智能纠偏：自动识别图纸的旋转角度，智能进行纠偏。
- 图纸幅面智能修正：A3、A4图纸进行幅面校正成标准尺寸，自动补齐内外边框线。
- 标题栏样式智能识别等功能：智能识别图纸的标题栏样式和图纸类型。
- 图名、图号、页次、智能识别：依据识别出来的标题栏样式。采用OCR的方式分区域识别，图号、图名、页次等信息。
- 图纸目录识别、抽取：识别图纸目录，抽取图纸目录的信息填入底图管理系统中。
- 明细表的识别与抽取：识别明细表信息，录入到装配关系中。
- 标题栏定义：定义所有的标题栏样式，表示提取信息的位置，训练系统智能处理。
- 表格定义：定义所有表格样式，表示提取信息的位置，训练系统智能处理。
离线采集
对于实体文件数字化加工、外来移交的档案，与系统内数据条目进行挂接，实现电子文件的离线采集，具体功能实现如下：
- 能对数据条目进行新建、筛选检查、修改更正、数据补录、去重、批量挂接等操作；
- 实现对常见格式文件（DOC、XLS、PDF、JPG、DWG 等）的批量导入，在导入过程中支持断点上传、文字识别；
- 支持对电子文件的格式、大小、必填项等信息自动提取并校验。
- 数据接收导入过程中支持数据的校验，如是否唯一、是否可以为空、日期格式是否正确等。如出现部分数据导入失败，应提供报告，指明哪些数据导入失败，以方便确认及后续再操作。
- 如出现中断（如：断电、断网、死机等），支持断点续传，再次导入时,从中断记录处接续导入。
- 实现目录数据和电子全文的自动关联。
预归档管理
系统通过预归档管理，将档案资源的收集工作前移。
系统需提供文件数据收集和文件数据归档的功能，方便归档人员快捷著录、归档，文件形成部门网上著录文件并提交档案部门，由档案部门接收确认，完成归档。
对不同来源收集到的数据在预归档库进行整理，实现归档数据的初步归类存储，具体要求如下：
- 系统提供功能满足各业务部门进行档案文件归档，方便档案文件收集，由各部门归档人员通过预归档管理模块进行档案归档数据录入及电子文件挂接等功能，实现档案文件在线归档。
- 各部门归档人员能对数据条目进行新增、筛选检查、修改更正、数据补录、去重、批量挂接等操作，并对数据条目中的重要属性进行校验；
- 操作者也可以通过手工操作的方式，将具备发布、归档条件的数据、信息传递到预归档数据库。
- 系统提供数据回收站功能，在删除数据时会把数据先放入预归档回收站中。用户在预归档回收站中根据需要进行彻底删除、还原、清空等操作，避免出现误删或恶意删除的情况，确保数据的安全。
- 系统支持档案管理员进行归档字段设置、著录界面设置、必著字段自由设置等功能，支持自动形成档案移交清单，支持归档文件excel目录导入、导出。
- 系统能够按照项目类别，选择不同的项目模板。项目模板可以自由创建、灵活配置，支持导入导出等功能。
- 系统支持项目的创建、权限设置、模板调用，能够灵活的进行字段配置，顺序调整，能够按照项目对照类目进行分类。根据权限的不同，实现不同用户对不同数据的查看和管理功能；
- 实现对电子文件的版本管理。
- 系统提供归档流程审批功能，以确认兼职档案人员录入的归档文件符合要求，对审核未通过的归档文件可退回兼职档案人员进行重新提交。
- 系统支持归档档案节点的自由创建及权限设置功能。
- 对于保存在档案接收库中的预归档数据，可以事先配置档案接收库与正式档案库的字段对应关系规则，然后将整理好的档案进行归档处理，归档后，档案信息进入正式的档案库中保管，同时将归档相关的信息进行记录。
- 系统能够自动按项目、归档部门统计文档归档数量和归档完整率、月/季/年度项目归档率。
监督指导功能
系统具备对所属单位、部门各门类文件材料归档和档案整齐完整和规范性检查；具备按照工作流程开展档案检查功能；具备档案目录、元数据项目规范性自动检查功能；具备档案内容齐全性、准确性检查功能。
由档案管理员预先维护各类业务项目资料的数据模板，当接收档案归档计划时，可根据模板自动生成需归档的文件资料目录，分配归档任务，档案管理员可以设定各文件资料的负责单位、负责人、预归档时间等发布到网上，各单位负责人领取任务在线进行文件资料的数据录入、电子文件挂接及提交归档，档案管理员审核归档文件是否符合要求，对于符合要求的文件系统会自动归档到正式的各类档案库中，同时在上网进行发布展示；对于不符合归档要求的文件，由各单位负责人重新对归档文件进行完善整理后再进行归档。
