子书档案管理系统配套管理制度案例

一、目的

为了进一步提高局机关档案管理工作水平，逐步实现公司档案管理的规范化、制度化、科学化，更好地为各项工作服务，依据《中华人民共和国档案法》和档案管理有关规定，结合本单位实际，制定本制度。

二、档案的立卷、归档

（一）归档范围

1、在单位内各项职能活动中直接形成，具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据都应归档。

2、文书档案：反映党务、行政管理等活动的档案，包括党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案。

3、科技档案：反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案，简称科技档案。包括产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器计算机类档案。

4、知识产权类：专利类、商标类和著作权类知识产权档案。

5、会计档案类：反应财务工作中生成的会计凭证、会计账簿、财务报表、其他会计文件材料。

（二）归档格式

1、电子文件应以通用格式形成，收集并归档，或在归档前转换为通用格式:

a）文字类电子文件以版式文件格式归档，如PDF、TIF格式；源文件可采用DOC或EXCEL格式，保持版式文件和源文件内容一致；

b）图纸类电子文件以版式文件格式归档，如PDF、TIF格式；源文件可采用DNG或PROTEL等格式，保持版式文件和源文件内容一致；

c）照片类电子文件以JPG、JFEG、TIF等格式归档;

d)录音类电子文件MAV，MP3等格式归档;

e)录像类电子文件以MPG、MP4，FLV、AVI格式归档;珍贵且需永久保存的可收集、归档一套NEF格式文件。

2、经业务系统形成的各门类电子文件元数据以EI、EIS、DBF、ENI等任一格式归档。

3、纸成档案数字化形成的电子长期保存格式为PDF、TIF或JPEG等通用格式。

（三）归档要求

1、需归档的各类文件、资料，应质地优良，书绘工整，声像清晰，图号正确，签署完整，装订整齐。

2、移交档案时，相关档案管理人员要当面清点、核对，不符合要求退回重新整理，符合要求要签发注明相关事项的回执，并在档案交接册上填记移交内容。

3、归档的同一档案原则上不少于两份，个别的可根据需要和有关规定确定归档份数。

4、各有关部门和人员应保证归档电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性，包括：

a)电子文件及元数据能一一对应，数量准确且齐全、完整；

b）电子文件与元数据格式符合（二）归档格式给出的要求；

c）不能提供压缩电子文件；

d）加密电子文件已解密；

e）电子文件及元数据经网络或光盘等专用离线存储介质传输、移交；

f）电子文件无病毒，电子文件离线存储介质无病毒、无损伤、可正常使用。

（四）归档程序

1、文书类电子文件纳入文书档案管理。

2、产品类和科学技术研究类电子文件纳入科技档案管理。

3、基本建设类、设备仪器计算机类电子文件纳入科技档案管理。

4、知识产权类电子文件纳入科技档案管理。

5、会计类电子文件纳入财务管理。

二、档案的保管

1、所有档案须指定专人、专柜管理，管理人员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密。

2、档案资料要采用科学方法管理，各类档案要实行集体保管，分类整理，单独存放。要做好案卷排列和编制案卷目录工作，按短期、长期和永久保管期限分别管理。

3、电子档案根据电子文件名称有规律地在服务器中建立文件，集中有序地存储。电子文件命名规则：文书、科档电子文件以“文件代码+版本”命名；产品设计文件的电子文件以“设计文件编号+版本”命名；特殊载体类的电子文件以“设计文件编号+版本”命名。

4、对档案的调进、移出等变化要做好登记，经常清点核对，定期检查，对损坏的档案要及时进行复制修补，以保证档案的完整性和准确性。

5、对保密档案的管理和利用、密级的变更和解密，须按国家有关法律法规的规定办理。

6、应做好档案的防尘、防潮、防霉、防虫、防火和防盗等保护工作。

三、档案的查阅、借阅

1、公司内人员经子书档案管理系统查阅电子档案须经审批批准，一般只允许查阅其工作范围内的档案：

a）非密档案文件：申请部门领导审批—技术中心领导审批—公司主管领导审批；

b）涉密档案文件：申请部门领导审批—技术中心领导审批—保密办审批—公司主管领导审批；

2、档案原件一般不外借，确因工作需要，须经主管领导签字批准，严格办理借阅和归还手续，借阅者及档案管理人员均应签署姓名及借阅与归还日期。

3、借阅档案人员必须当面清点卷（份）数，并在登记簿上签字，归还时，经档案管理人员检查无误后，在登记簿上注销。

4、借阅档案应及时归还，在线查阅电子文件超过3天子书系统自动收回查阅权限；线下纸质借阅的档案mm文件不超过60天，jm文件不超过30天，如需延长借阅时间，请先归还再行排队借阅。

5、借、查人员应爱护档案，并确保其安全，不准在文件材料上作任何标记，不得损坏档案。不经批准，不准擅自抄录、拍照、复印或翻印。

四、档案图纸发放管理

（一）图纸发放总则

1、产品文件的发放和领用应符合公司有关保密规定。

（二）工作令发放

1、归档的产品文件由档案信息中心依据批准的《发放工作令》，执行发放。

2、发放工作令的批准:发放工作令须经产品的主管部门批准，明确发放范围;发放产品文件的密级要与领用人的涉密等级相适应。

3、发放内容:档案信息中心负责归档产品文件的复制发放，归档原件不发放。填写发放内容时，须经过检索填写归档产品文件的唯一编号;产品设计文件可以整件齐套发放，只填写整件编号。

4、发放方式:发放方式有三种:纸质、光盘和网络。选择网络和光盘发放，仅限发放内容的该次版本受控;选择纸质发放，发放内容可选择受控和非受控。

5、受控状态标识:受控发放时，须明确填写受控状态标识：批次令号。受控状态标识以受控章或条码的形式体现。发往外单位的受控发放，还须注明外协申请单号。

6、发往单位:发放工作令应指定产品文件的发往单位，有多个发往单位的必须逐个填写，对每个发往单位的发放内容一一注明是否受控。原则是科研生产现场使用受控文件。

申请人在填写发放工作令时，需在“发往单位是否具有保密资质”-栏中进行选择;对不具有保密资质的发往单位不能发放密级文件。

7、发放份数:发放工作令应填写产品文件的发放份数。

8、发放日期:申请人在填写发放工作令中在确定需求日期时应考虑承办文件发放的制作周期（包括抽调档案原件、复制、整理装订、发放登记等工作程序所需时间）。

发放周期划分：

a) 产品的批(台)产所需文件的发放周期:2-3周，具体日期应事先与档案信息中心商定；

b) 非成套产品所需文件的发放周期:1-2周，数量较大时应事先与档案信息中心商定；

c) 零星部件、零件生产所需文件的发放周期:2-3天。

9、响应时间:档案信息中心应确保发放工作令产品文件的需求日期，严格按照批准的发放份数，抽调产品文件，清点审核后组织复制，对发往单位登记建帐，并及时建立发放数据库。

（三）回收文件总则

1、为防止失效文件的非预期使用和保护知识产权，需回收的产品文件在发放并使用完毕后，应进行回收。

2、产品文件的回收、作废和销毁处置等管理应符合公司有关保密规定。

3、档案信息中心受控发放的产品文件由批准下达发放工作令的部门在合同验收前下达文件回收指令，档案信息中心据此负责回收。档案信息中心发放的非受控产品文件，由文件使用人负责按保密规定销毁。

对于外协方的产品文件，由外协实施单位在外协任务完成后负责回收，统一交还档案信息中心。

4、对现场回收的成套产品文件，档案信息中心视情况组织召开生产现场回收文件资料鉴定会，进行归档价值的鉴定分析，形成鉴定处理意见;鉴定委员会由档案信息中心、发放批准部门和有关设计师系统组成。

（四）回收文件处理

1、现场回收的成套产品文件，鉴定认为有归档价值的，档案信息中心加盖“作废”章作参考资料保存;并与归档产品文件严格隔离。

2、需销毁的内部文件，放入内部回收柜;需销毁的涉密文件，编制销毁清单，上交保密处(部)，进入销毁流程。

3、文件更改后，使用部门(或使用人)持有的旧版本文件，由文件使用部门(或使用人)负责销毁。

五、档案的鉴定、销毁制度

1.按照国家有关规定，对本单位的所有档案，根据其保管利用价值，确定不同的保管期限。

2.坚持“审查从细，留存从宽”原则，按照既考虑历史发展的需要，又服务现实工作需要的要求，进行档案的鉴定工作。在鉴定中发现档案不完整、不准确的应进行考证、修订，在案卷备考表中说明。

3.对失去保存价值的档案，由公司领导主持，办公室及相关人员组织档案鉴定小组进行审查，提出销毁意见，并编制销毁清册，经公司领导和档案信息中心审查签字盖章后才能销毁。

4.对确定销毁的档案，必须清点核对，造具销毁档案清册。销毁档案时，必须与销毁清册核对无误后，由二人以上在指定地点监销，并在销毁清册上签字。销毁报告和销毁清册应入全宗卷。