军工单位档案管理系统技术功能要求案例

1.1. 收集功能

能够实现业务系统电子文件在线归档功能，具备数字档案向标准格式转换功能。能接收文本、图像、音频、视频、数据库等不同类型数字档案。

1.1.1. 电子文件登记

具备电子文件手工登记功能，元数据项在满足国家有关标准要求的前提下，可根据需要增减，具有元数据手工登记校验功能；可对电子文件元数据根据权限进行更改、删除、检索、全文挂接等操作。

1.1.2. 电子文件和电子档案在线接收

能够在线接收目录数据、数字档案。应具有符合《企业电子文件归档和电子档案管理指南》有关要求，从业务系统接收电子文件及其元数据的接口。具有从其他电子档案管理系统接收电子档案的功能，功能符合《电子档案移交与接收办法》有关要求。

1.1.3. 电子文件和电子档案离线接收

能够离线接收目录数据、数字档案。应具备电子文件、电子档案和其他数字资源离线批量导入功能，支持常见的XLS、DBF、MDB、XML、TXT等文件格式元数据文件及符合长期保存要求的文件格式全文文件的导入接收，并实现元数据、目录数据与对应电子文件、电子档案的自动关联。

数据导入过程中应支持数据的校验，如是否唯一、是否可以为空、日期格式是否正确等。当出现部分数据导入失败，应提供报告，指明哪些数据导入失败。如出现中断（如：断电、断网、死机等），应支持断点续传，再次导入时从中断记录处接续导入。电子档案的离线接收功能符合《电子档案移交与接收办法》有关要求。

1.1.4. 电子文件知电子档案接收检测

能够具备对接收目录数据、数字档案进行准确性、完整性检测。应具备电子文件和电子档案接收的检测功能，能根据电子文件归档和电子档案接收的检测要求对接收的电子文件的“四性”和电子档案的有关属性进行检测，对检测不符合要求的电子文件或电子档案进行标记。

1.2. 整理功能

1.2.1. 分类

能够具备多门类档案管理功能且档案门类可编辑，档案门类划分合理且树结构准确。按照集团公司确定的分类方案，将归档文件进行分类，给定分类代号，并支持按年度、保管期限、机构（问题）等多种分类方案分类。

1.2.2. 划定保管期限

按照档案保管期限表对归档文件划定保管期限。

1.2.3. 组件

对来自不同系统的归档电子文件按照组件规则组成“件”,并对件内文档按一定的规则进行排序。

1.2.4. 组成保管单位

能对归档文件按照设定规则自动或在人工干孩下组成保管单位，并能按规则将保管单位内文件排序定位。能在人工干预下调整归档文件所属保管单位并重新排序定位。

1.2.5. 编号

依据档号编制规则形成档号，所形成档号唯一、简明、合理、稳定、可扩充。

1.2.6. 编目

能够在整理编目过程中，具备支持批量赋予电子档案档号功能。根据需要能够编制各种目录。提供规范的档案目录模板，方便套打出案卷封面、案卷目录、卷内目录、归档文件目录、全引目录、备考表、卷（盒）封面和脊背等。应支持进行目录模板制作，用户可以对模板中的字体、打印内容、排序方式等进行调整。应提供打印预览功能，并支持多模板批量生成和打印功能。

1.2.7. 关联关系建立

具有建立同一件归档文件不同载体间或是文件间关联关系功能。

1.2.8. 表格导出

支持案卷封面、卷内目录、归档文件目录或全引目录、案卷目录、备考表等信息的通用格式文件导出功能。

1.3. 保存功能

1.3.1. 电子档案存储格式转换与信息组织

支持电子档案存储格式的转换，将存入系统的电子档案转换为符合长期保存要求的存储格式。

系统可按《电子档案移交与接收办法》和离线存储载体容量进行信息组织，将组织好的档案存至相应的离线存储载体上。

1.3.2. 电子档案长期保存

应支持采用迁移、仿真、封装、检测等方式保障数字档案信息的长期保管；能对非通用格式电子档案阅读所需要的原始软硬件在系统中进行标识。

1.3.3. 档案整理

系统应依据电子档案保管和利用的业务要求分别建立相应数据库。能根据全宗归属、分类号、保管单位序号及其整理规则、件号、件内文档排列规则等将电子档案排列定位和呈现。

1.3.4. 备份

系统应具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能，应支持备份，包括软件系统备份、数据库备份和电子档案备份，能根据数据重要程度选择在线、离线等不同的备份方式,设置备份与恢复策略，制作备份数据，对备份数据和介质进行登记、检测与管理，使用备份数据进行恢复处理，记录备份恢复过程信息。

1.3.5. 定期鉴定

具备保管期限、开放程度等辅助鉴定功能。

支持辅助人工完成档案的定期鉴定工作，根据保管期限、归档日期、密级等属性自动列出到期档案，提醒系统管理员或档案管理员等进行销毁前鉴定和保管期限调整、密级调整等相关操作。

1.3.6. 销毁管理

支持对需稍毁档案进行销毁申请、审批、建立销毁标记、监销、删除等操作。

1.3.7. 移交

具备根据集团公司档案进馆、目录报送相关要求生成移交电子档案信息包等功能，对已移交的电子档案或其他数字资源进行移交时间及去向标识。

1.3.8. 介质管理

支持对存放电子档案存储介质的统一管理，系统管理员可根据介质保管的实际需求为相应电子档案设置相应的存储介质。具有介质预警功能，当剩余容量达到设定阈值时，通知系统管理员。

1.4. 统计功能

具备包含档案门类、保管期限、年度、类、卷（件）等统计功能，具备利用档案人次、利用实体档案和数字档案门类及数量、数字档案下载浏览等统计功能。

应支持按照全宗、分类、时间、文件格式、利用情况等设定规则进行统计、结果显示和打印，并以电子文件形式输出统计数据，支持自定义报表功能。统计结果能按《全国档案事业统计年报制度》和国防科工局“固定资产投资项目档案目录信息报送”给定格式输出统计数据。

1.5. 利用功能

能够具备条目浏览、原文浏览、原文打印、原文下载、实物借阅等功能。

1.5.1. 检索

支持按属性检索档案，具备精确检索、模糊检索、高级组合检索、筛选检索、关联检索、深入二次检索等多种检索方式功能。能够具备不设定检索字段和普通检索、选定多项检索字段及其逻辑关系的高级检索、跨门类检索和全文检索等功能。

1.5.2. 浏览

应支持对常见格式电子档案或其他数字资源进行浏览，支持常见格式多媒体电子档案或数字化档案信息的播放。应具有电子档案或数字化档案信息按权限下载功能。

1.5.3. 借阅

支持电子档案借阅申请、审批、授权等流程管理功能，具有实体档案借阅预约、催还、续借、归还等利用审批功能，审批流程符合档案利用管理制度。

1.5.4. 编研

支持用户根据实际需求设里编研专题，能自动将符合该专题条件的档案进行归集。

1.5.5. 复制管理

具有电子档案复制申请、审批功能，能够进行复制；具有实体档案复制申请、审批、复制件分发登记等功能。

1.5.6. 利用效果反馈

支持用户对利用档案产生的经挤效益或社会效益进行反馈。

1.5.7. 知识管理

可根据需要开发知识管理功能，支持档案信息的知识标签、知识地图、档案信息深层次加工、档案信息主动推送等。

1.6. 系统管理功能

能够具备身份认证、用户设置与权限分配等用户管理功能。具备日志记录、操作审计等功能，具备代码、数字字典管理功能、具备三员管理用户及权限配置功能，具备工作流程可随业务发展定制功能，具备数据导入、导出功能。

1.6.1. 日志管理

应有日志记载功能，记录用户操作信息、系统启动关闭信息、用户登录信息等，日志至少应记录对象、用户、时间、计算机等详细信息。提供针对日志的检索、审计、统计功能。

支持按照一定规则自动生成日志审计报表，支持日志导出、删除、审批等操作。

1.6.2. 系统设置

支持对档案流程化管理，可根据不同类别档案管理要求设置相应管理流程，可对流程进行艰踪与回溯。
支持代码表的设置维护，如：年度、保管期限、密级、部门、分类号等代码；系统中的分类方案可根据用户需求增减。
支持元数据的设置维护，可以定义字段名称、类型、是否为空、是否唯一、字符串长度限制、取值范围、组合字段等信息。
具备全宗设置功能，能实现区分全宗进行管理。

1.6.3. 用户管理

支持用户信息的直接录入，支持通过接口方式读取其他系统中的用户信息，支持用户与1P或MAC地址绑定，支持“三员”分立。

1.6.4. 组织机构管理

支持组织机构信息的直接录入，支持通过接口方式读取其他系统中的组织机构信息，支持组织机构的多级管理功能。

1.6.5. 权限管理

具备权限管理功能，保证授权用户能够在其权限范围内进行合法操作。权限可以有效地控制指定用户对指定档案记录的访问和使用权限。系统应支持权限有效期的设置，到期后系统自动取消权限。

1.6.6. 多全宗管理

可对纳入管理的每个立档单位建立全宗单位，支持全宗群管理，每个全宗单位有唯一全宗号、全宗名称。每个全宗单位的功能、档案类型、档案数据、机构组织、用户、流程、权限等相对独立、互不影响。

1.6.7. 工作过程记录管理

应具备详细记录类似全宗卷信息的功能，以记录数字档案馆（室）管理过程。

1.7. 传统载体档案辅助管理功能

1.7.1. 传统载体档案信息采集

具备各类存量档案的目录数据和数字化后全文数据的采集功能。
目录数据项在满足国家有关标准要求的前提下，可根据需要增减。数据采集时应支持数据校验（如：是否可以为空、是否唯一、日期有效性，数字有效性、字符长度限制等）、数据自动获取（如：单选多选列表、缺省项、流水号、页数、件数、当前日期、操作者、电子文件名称、电子文件大小、电子文件类型等）等功能。
具备传统载体档案全文信息上传挂接功能，支持单个、批量文件上传等方式，能建立目录与其对应全文的关联关系，并保持关联关系稳定。

1.7.2. 档案存放位置管理

能根据库房余量和档案的全宗归属、分类、档号等规则对传统载体档案提出存放位置建议，并在位置确定后进行排列定位。

1.7.3. 虚拟库房管理

能够提供二维库房平面图直观展示库房全貌、排架空间、档案位置等，点击库房内具体的密集架，系统右侧显示对应密集架内存放的档案清单。点击具体案卷，可显示该案卷相关属性。

1.8. 信息发布功能

建立数字档案馆（室）网站主页，包含常规栏目，具备全文信息检索功能。