子书电子文件在线归档流程设计方案

电子文件在线归档流程设计

包括文档收集、文档分发、文档整理、文档移交、档案接收、档案利用、档案保管等流程。

1. 文档收集：文件通过文档流程审批、人工著录/导入、业务系统接口、供应商在线著录模块等途径捕获文档，经过元数据补充录入、格式转换和四性检测后，进入公司文件库。
2. 文档分发：文档在进入公司文件库后，可进行文档的分发。分发主要包括了分发意见的采集，根据分发意见进行标准或者非标准的分发。
3. 文档整理：文档经过分类、立卷和编号编目后，形成待归档数据。
4. 文档移交：文档通过移交前的四性检测，确认满足归档要求以后，进行移交登录，并提交至预归档库。
5. 文档移交：文档通过移交前的四性检测，确认满足归档要求以后，进行移交登录，并提交至预归档库。
6. 档案接收：文档管理人员对待归档的文档进行接收检测，确认满足归档要求后，进行接收登记，并确认接收，将文档归档至档案库。
7. 档案利用：对于档案库的档案，均可以进行档案的检索，根据权限进行在线浏览、下载、打印等操作，对于没权限的文档进行利用申请，经批准后进行文档操作。档案管理人员也可以对档案进行编研，将档案经过加工处理后，为单位人员提供更便捷的利用。
8. 档案保管：档案管理人员定期对归档的档案进行档案鉴定和处置，对电子档案进行备份，同时也定期进行检测，确保电子文档在保管过程没有发生变化，满足电子档案的四性要求。