核电站企业内容管理系统(ECM)建设方案之文档业务流程管理

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核电站ECM系统是一个贯穿核电站整个生命周期(设计、建造、调试、运营)的企业级平台,符合SOA体系架构。ECM系统能够从文件采集、生效控制(编校审批流程、升版)、文档存储、文档利用等全生命周期对文档进行管理,能够通过灵活的分类对文档进行组织,最大化发挥文档价值。 ECM系统主要包括文档业务流程管理、内容管理、档案管理、系统集成管理、统计报表等。以下为文档业务流程管理功能。

基于成熟的工作流引擎,开发满足文档管理业务需要的流程。通过工作流平台可以定义工作的流转路径以及每个步骤的执行者,提供图形化的业务流定义和修改,满足时限管理,业务流统计和监督等完整的业务流管理功能,可更好地适应业务的变化。与自动提醒组件结合,提供统一的待办工作管理。配合认证和授权组件,实现与授权机制的完美结合。工作流平台功能包括但不限于以下内容:

(1)可视化工作流定制工具,实现诸如顺序流程、分支流程、条件流程、循环流程、子流程等多种流程方式;

(2)管理并随时监控流程的执行情况,提供图形及列表形式查看流程执行状态,支持对流程实例的日志记录、查询;

(3)可对流程执行挂起、恢复、终止、重起及改派等功能;

(4)在流程任务改派和终止时,应在记录中记录原任务信息,记录改派和终止的执行人及执行原因;

(5)集成表单功能,能够定制HTML格式表单,表单内容能够作为流程条件,流程的表单应能够存储到内容平台,作为文档利用;

(6)支持在流程中指定后续节点任务的用户或者角色;

(7)分配给角色的任务,角色中的每个人均可处理任务(而不是角色中某个人获得任务后其他人看不到任务);

(8)提供任务督办功能,满足设定条件的任务提供电子邮件等方式提醒;

(9)支持按照流程、时间设置代理任务,不同的流程和不同的时间可设置不同的代理人,代理人和被代理人具有相同的操作功能,均可处理流程任务。系统管理员应能够为其他用户设置代理;

(10)能够对流程任务进行分组,能够按照流程分组及流程显示待办任务数及待办任务;

(11)支持主流应用服务器和数据库服务器;

(12)支持流程的多版本运行,同时可支持多版本流程的统一查询;

(13)支持永久保存流程所有数据,实现流程可追溯。提供对在线流程和历史流程的独立或统一查询,并对历史数据进行设计优化;

(14)支持完整的流程生命周期管理,支持流程部署前模拟,流程分析,业务活动监控和流程优化。 通过工作流管理,实现文档管理流程,包括:任务分发、编制校核会签批准、升版、检查生效、撤销、分发、补发、定期审查、文件下发处理、组卷归档(不同文件类型的流程可能不同),实际管理流程应根据需求调研情况确定。

通过工作流管理,实现文档管理流程,包括:任务分发、编制校核会签批准、升版、检查生效、撤销、分发、补发、定期审查、文件下发处理、组卷归档(不同文件类型的流程可能不同),实际管理流程应根据需求调研情况确定。文档管理流程如下表。

序号名称流程说明
1管理程序编审批会签流程程序申请;程序编写—程序校核—程序会签(如需要)—程序质保审核—程序法律规范审核—程序审核—程序批准—发布生效(转换成PDF文件)/存档—受控打印使用(水印)
2计划报告方案等管理类文件编审批会签流程文件编写—文件审核—文件会签(如需要)—文件批准—发布生效(转换成PDF文件)—文件分发—文件存档—受控打印使用(水印)—预归档(约定时间存进预归档库)
3公司内部会议纪要编审批会签流程纪要编写—纪要审核—纪要会签(如需要)—纪要批准—发布生效(转换成PDF文件)—纪要内、外部分发—纪要存档—受控打印使用(水印)—预归档(约定时间存进预归档库)
4外发函件编制批准流程函件编写—函件审核—办公室外发检查—函件批准—发布生效(转换成PDF文件)—外发/内部分发—函件存档—受控打印使用(水印)—预归档(约定时间存进预归档库)
5备忘录编制批准流程备忘录编写—备忘录批准—发布生效(转换成PDF文件)—备忘录发送—各部门存档
6请示签报流程请示签报编写—请示签报审核—请示签报会签(如需要)—发布生效(转换成PDF文件)—公司领导批示(多位公司领导批示)—返回相关部门—请示签报存档—受控打印使用(水印)—预归档(约定时间存进预归档库)
7接收函件/纪要分发流程函件/纪要接收检查—扫描/登录系统—阅批人阅批—主办/协办/阅知部门主管领导—部门主管领导下发主/协办人—函件存档—受控打印使用(水印)—预归档(约定时间存进预归档库)
8接收技术文件分发流程技术文件接收检查—扫描/登录系统(与上一版文件或有关文件进行关联)—核对上一版分发信息—按分发单进行纸质/电子分发到部门—存档
9管理程序定期审查流程系统根据时间自动产生审查请求/安质部提出审查要求—对程序进行审查—审查意见反馈安质部—安质部确定升版
10管理程序升版流程同管理程序编审批会签流程,程序发布生效后旧版程序盖上已升版水印后预归档(约定时间存进预归档库)
11案卷/文件归档提交流程案卷归档提交—责任部门审核—办公室文档人员审核—归档入库
12通用类管理文件编审批会签流程文件编写—文件审核—文件会签(如需要)—文件批准—发布生效(转换成PDF文件)—文件分发—文件存档—受控打印使用(水印)—预归档

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